Per mantenir les dades personals dels empleats, alguns empresaris utilitzen els anomenats fitxers personals. Segons l'article 85 del Codi del Treball, els treballadors del personal han de rebre, emmagatzemar i combinar la informació de cada treballador. Per a això, és recomanable utilitzar aquests fitxers personals. Quina és l'ordre del seu registre?
Instruccions
Pas 1
En primer lloc, cal aclarir que la gestió dels fitxers personals no és un document obligatori per a les organitzacions, però si decidiu utilitzar-lo, us haureu de guiar per les normes de treball d’oficina.
Pas 2
Quan es contracta un empleat, el gerent emet una comanda (instrucció) en el formulari núm. T-1. A partir d’aquest document, creeu una targeta personal per a un nou empleat (formulari núm. T-2).
Pas 3
Per emplenar aquest formulari, necessitareu els documents següents: passaport, llibre de treball, certificat de registre (TIN), certificat d’assegurança, identificació militar (si n’hi ha), certificat o diploma i altres documents, per exemple, per a un conductor - a carnet de conduir, per a cuiners: llibre mèdic, etc.
Pas 4
Agafeu còpies de tots els documents anteriors i arxiveu-los en un fitxer personal en ordre cronològic. Aquest arxiu s’emmagatzema al departament de personal o al departament de comptabilitat, els canvis només els fan persones responsables. Però tingueu en compte que el llibre de treball no s’inclou a l’arxiu personal, sinó que s’ha d’emmagatzemar per separat en una caixa forta o sota clau. Les persones responsables de la seguretat d’aquests documents són designades per ordre separada.
Pas 5
Enumereu tots els documents de l'inventari, feu canvis a la columna especial "Fitxers adjunts". També conté els números de sèrie dels documents, el nombre de fulls de cadascun d’ells i la data de recepció.
Pas 6
Alguns dels documents de l’arxiu personal són un qüestionari, una autobiografia, explicacions escrites i qualsevol afirmació. Recordeu que l’arxiu no es transfereix al propi empleat i, fins i tot, si és necessari, l’empleat només pot mirar el fitxer personal en presència del responsable.
Pas 7
Un cop format el cas, completeu la portada. Per fer-ho, al centre del centre, escriviu el número de sèrie d’aquest arxiu, el nom de l’organització, la posició de l’empleat i el seu nom complet.
