Els documents que provenen de determinades entitats i contenen totes les dades necessàries es reconeixen com a oficials. Al mateix temps, en la teoria del dret, hi ha diversos enfocaments per definir un document oficial.
La determinació dels signes d’un document oficial és de gran importància per a la branca del dret penal, ja que és al Codi Penal de la Federació Russa que hi ha corpus delicti associats a aquest concepte. En la teoria del dret penal, s'utilitzen dos enfocaments principals per desxifrar el terme "document oficial".
El primer enfocament es considera estret i vincula els documents oficials a les seves fonts d’origen. D'acord amb aquesta teoria, només poden ser oficials aquells documents que provenen d'organismes municipals estatals. Avui dia és més popular l’enfocament ampli, segons el qual els documents oficials poden provenir del sector públic, comercial o fins i tot privat, és a dir, la font del seu origen no importa.
Registre i certificació adequats
Una de les principals característiques d’un document oficial és la seva correcta execució i certificació. Si es preveuen determinades normes per al processament de documents en actes jurídics reguladors, el document oficial haurà de complir-les (per exemple, les normes per a la notarització de documents, normes per a l'expedició de procuracions).
Si no hi ha normes especials, per tal que el document sigui reconegut com a oficial, n'hi ha prou amb complir els requisits generals per al seu registre. Normalment, aquests requisits inclouen la condició que hi hagi totes les dades requerides (segell, signatura, segell d’un determinat tipus, oficial o capçalera).
Signes de contingut d’un document oficial
La correcta execució i certificació d’un document oficial és el seu signe formal, però, en la pràctica judicial actual, també es reconeix la presència d’un signe significatiu com a condició obligatòria. El signe indicat és que un document oficial ha d’influir de manera determinada en les relacions jurídiques. Pot crear determinats drets o imposar responsabilitats específiques.
A més, alguns documents oficials certifiquen fets legals que comporten l’aparició de certes conseqüències (aquesta propietat la posseeixen la majoria de documents de procediment). La unitat de trets formals i substantius, cadascun dels quals ha d’estar present en un document oficial, forma una interpretació moderna d’aquest concepte en teoria i pràctica jurídica.
