El progrés no s’atura. I ara, als departaments de planificació i disseny d’empreses i organitzacions, cada cop és menys habitual trobar dipòsits de carpetes als taulells dels empleats, cosa que indica que hi ha un treball intens en el calendari de treball dels projectes. Amb l'aplicació d'oficina Microsoft Project, podeu obtenir resultats molt més significatius en menys temps amb només cinc passos bàsics.
Instruccions
Pas 1
Comenceu pel pas de definir accions. Identifiqueu totes les tasques necessàries per completar el projecte. Anoteu totes les tasques. Introduïu els resultats a assolir al camp Estructures de distribució de treball. El programa hauria de mostrar una cadena de seqüències d’accions per fer la feina. Si encara no hi ha prou informació, haureu de recórrer a les bases de dades per recollir les dades que falten. Tanmateix, en aquesta etapa, podeu limitar-vos a la informació que ja teniu o utilitzar WBS.
Pas 2
Ara configureu una seqüència d'accions amb dependències. S’identificaran totes les dependències de les tasques relacionades. Tot això el registra el programa a l’horari laboral. Analitzeu cada tasca per identificar els tipus de dependències de tasques addicionals del projecte.
Pas 3
En aquesta etapa, s’identifiquen els recursos i la seva disponibilitat per al projecte. Tingueu en compte que en realitat no hi poden intervenir totes les possibilitats d’ús, de la mateixa manera que no tots els membres del grup formen part del programa. Assigneu recursos a cada tasca individual (per exemple, mitjançant un gràfic de Gantt). Al punt més baix del WBS, feu clic a la llista de la columna Noms de recursos i seleccioneu un membre del grup possible. Eviteu afegir més d'un recurs per a cada tasca. El calendari de treball, per descomptat, serà més llarg, però si el feu servir, podreu controlar millor el seguiment dels recursos durant el transcurs del projecte.
Pas 4
En aquesta etapa, s’estima la durada de cada tasca (és a dir, el nombre de períodes de treball necessaris per completar-la). Quan es treballa a Microsoft Project, la durada es pot establir en mesos, setmanes i dies. Distingiu els tipus de durada, ja que l'elecció de cadascun d'ells afectarà posteriorment la disponibilitat de recursos i el temps de finalització del projecte previst.
Pas 5
En l'última etapa, es realitza l'anàlisi del calendari de treball i es tenen en compte totes les seqüències, durades i restriccions obligatòries del calendari. L’objectiu de l’etapa serà comprovar la correcció de l’horari. Comproveu si les durades són correctes. Ajusteu l'assignació de recursos (preferiblement manualment) perquè les tasques del projecte siguin realistes.
