La preparació d'informes públics no financers és una tendència relativament nova en els negocis russos d'orientació social. L'informe públic de l'empresa té poc a veure amb el sistema d'informes interns i és fonamentalment diferent de l'anàlisi comptable, per tant, el procés d'elaboració del document té les seves pròpies característiques essencials.
Transparència de la informació empresarial
Els informes públics van arribar a les empreses nacionals d’Occident, on durant dècades es van utilitzar com a mecanisme per crear transparència de la informació en les activitats de les organitzacions. Als Estats Units i Europa, per regla general, totes les grans empreses publiquen informes de desenvolupament sostenible anualment, en què proporcionen informació sobre el component social del seu treball i les mesures per protegir el medi ambient.
Molt sovint, aquests informes són elaborats per empreses no mineres, industrials i industrials d’un gran segment de mercat. Als documents, juntament amb els volums de producció anuals, constaten quins beneficis han aportat a la societat. Per tant, els informes públics consisteixen principalment en els resultats de les activitats benèfiques de l’organització, el compliment de la legislació ambiental, la participació en el desenvolupament de la societat civil i el suport a les iniciatives socials.
La tendència dels darrers anys indica un augment de l’interès de les mitjanes i fins i tot les petites empreses en la preparació d’informes públics, cosa que indica la utilitat d’aquest mecanisme per assolir els objectius corporatius. Els petits participants del mercat han comprès que la informació sobre el patrocini per a clubs esportius i el mecenatge d’una escola d’art, fins i tot amb costos econòmics baixos, ha de ser pública.
Els principals destinataris dels informes públics són:
- una àmplia gamma de públic: consumidors de serveis i béns, la població de la regió on opera l'empresa;
- socis comercials: fundadors d’empreses, membres de la junta, representants d’atenció al client, contractistes i fins i tot organitzacions competidores;
- mitjans de comunicació;
- empleats de l’empresa.
Un informe públic és un document adaptat per a una àmplia gamma d’interessats, que afecta l’estil d’escriptura, el disseny gràfic i l’elecció de la informació per enviar.
Elecció de la informació
La recopilació d’informació per a l’informació pública continua. La millor opció és assignar una unitat de personal independent per dur a terme aquest treball. Les funcions d'un empleat, en aquest cas, haurien d'incloure la recopilació sistemàtica d'informació de totes les divisions estructurals de l'empresa segons criteris verificats.
Aquests blocs d'informació haurien d'incloure tota la informació sobre la implementació de projectes socials, a saber: reunions amb funcionaris governamentals, consumidors, treball sobre recursos d'atenció ciutadana, esdeveniments benèfics, etc.
Com es fa notar sovint en els materials metodològics per a l'elaboració d'informes, el propi procés de recollida d'informació empeny les empreses a la necessitat d'augmentar el suport a la caritat, crear nous projectes socials, anunciar subvencions, etc.
Les grans empreses, per regla general, no inventen les seves pròpies “receptes” per preparar informes públics, sinó que utilitzen GOST ISO 26000 “Directrius per a la responsabilitat social”, que agrupa tots els objectius fonamentals de la creació de documents públics.
Enviar informació
Un criteri important per a un informe públic d’alta qualitat és la disponibilitat de percepció per a una àmplia gamma de persones. Aquests documents haurien de ser comprensibles per a gairebé qualsevol persona interessada, han de servir com a font d’informació fiable i no necessiten sol·licituds addicionals a l’empresa per obtenir aclariments.
Sovint, els informes públics tenen un gran nombre de gràfics, gràfics i taules, cosa que simplifica la presentació de la informació. Les fotos també són una part important d’un informe públic de qualitat.
La pràctica demostra que la disposició d’un informe públic hauria de gravitar cap a un fulletó en lloc d’una presentació documental. Molt sovint, un informe públic té un format horitzontal.
L’estructura del document inclou una portada, contingut, una introducció, que pot ser substituïda per un discurs de benvinguda del cap de l’organització, la part principal, una conclusió i un diccionari terminològic. L'índex alfabètic també facilitarà la navegació pel document, però per motius de longitud es pot ometre.
Distribució de l'informe públic
L'informe públic imprès s'ha d'enviar als destinataris clau: fundadors, així com als socis comercials. En format electrònic, l'informe públic es publica al lloc web oficial i s'envia als representants dels mitjans de comunicació.
Per informar els empleats de l'organització, s'envia una versió electrònica de l'informe públic a les divisions de l'organització.
