Una reunió és una forma de comunicació empresarial molt important i responsable; no és només una reunió on s’intercanvien opinions. La reunió, per regla general, es prepara per endavant i el seu tema es dedica a la solució d’un o diversos temes que cal discutir col·lectivament per tal d’eliminar la seva interpretació ambigua i arribar a un consens. Per tant, és molt important guardar l’acta de la reunió, que registrarà detalladament el seu progrés i les decisions que es van prendre.
Instruccions
Pas 1
La base per a l'execució de l'acta són els esborranys de notes, que durant la reunió es guarden "a mà" per un secretari especialment nomenat. Com a base, també es poden utilitzar la transcripció o l’enregistrament sonor de la reunió i aquells materials elaborats pels participants: resums d’informes, notes informatives, esborranys de decisions, agenda i una llista de convidats.
Pas 2
Al protocol, assegureu-vos d’indicar el nom de l’organització, el número i la data i el tipus de document. Al final, el secretari i els participants a la reunió han de signar-ho, cosa que confirma la correcció del seu contingut.
Pas 3
El text de l’acta de la reunió ha de constar de parts introductòries i principals. A la part introductòria, indiqueu els noms del president i del secretari de la reunió i enumereu els agents implicats. Si aquest nombre és superior a 15, es redacta una llista independent, a la qual assegureu-vos de donar un enllaç al text. A la part introductòria, també indiqueu tots els punts de l’ordre del dia que es van debatre a la reunió, indicant el ponent i la seva posició. Els temes es posen a l’ordre del dia per ordre d’importància, començant pels més urgents.
Pas 4
A la part principal del protocol, cada pregunta es consagra per separat, per a cada un hi ha un esquema de presentació únic: quina pregunta es va escoltar, qui va parlar, què es va decidir o va decidir. A la secció "Escoltat", indiqueu el nom del ponent i doneu un breu resum del seu discurs o un enllaç al seu text, si està disponible en format paper.
Pas 5
A la secció "Ponents", enumereu els ponents i descriviu una breu essència de la seva presentació, incloent preguntes al ponent. A la secció "Resolt", escriviu la decisió presa sobre el fons d'aquest número. Formuleu-lo breument i clarament, la seva essència no ha de permetre la interpretació i l’ambigüitat. En cas que la pregunta es votés, reflecteix els resultats.
Pas 6
Signa i data l’acta. La seva data és la data de l'esdeveniment, que es reflecteix al protocol, i no la data de creació d'aquest document.
