Les primeres impressions sempre són importants per establir contactes comercials, especialment si la cooperació comença amb una conversa telefònica. Per evitar que el començament d’una conversa de negocis s’encongeli, cal observar diverses regles d’etiqueta telefònica.
Instruccions
Pas 1
Tenir cura dels sons de fons. Fer una trucada important en un carrer sorollós o en transport públic no és la millor solució. L’interlocutor no us escoltarà, sinó el rugit dels cotxes, com a conseqüència del qual la conversa es convertirà en una sèrie de preguntes i aclariments constants. Cerqueu un pati tranquil o ajorneu la trucada fins que arribeu a casa o a la feina.
Pas 2
Presentat. No oblideu pronunciar clarament el vostre nom, cognoms i el nom de l’empresa en què treballeu, encara que ja hàgiu trucat a aquest número. Si és la vostra primera trucada, heu de dir el vostre cognom diverses vegades perquè l’interlocutor l’escolti correctament. Perquè no sembli massa intrusiu, introduïu-vos immediatament pel vostre cognom i repetiu-lo afegint el vostre nom complet.
Pas 3
Assegureu-vos d’arribar al lloc adequat i parlar amb la persona amb qui vau planejar. Espereu fins que l’interlocutor es presenti o especifiqueu el nom de l’empresa, el nom, el cognom i la posició de l’empleat que ha contestat vosaltres mateixos el telèfon. En el futur, adreceu-vos a l’interlocutor per nom, fins i tot si només parleu amb la secretària.
Pas 4
Comproveu si és convenient que l’altra persona parli en aquest moment. És millor saber immediatament quina preparació té l'altra persona per a la conversa que no pas ser interrompuda enmig de la conversa. Si se us demana que truqueu més tard, comproveu quan serà convenient. El millor és dir una frase afirmativa amb entonació interrogativa. Per exemple: "Us tornaré a trucar al cap de 20 minuts?" No demaneu a l’interlocutor que torni a trucar per si sol, si no l’ofereix ell mateix.
Pas 5
Proporcioneu el propòsit de la vostra trucada. Intenteu no fer servir frases llargues, que confonen construccions. Cada frase ha de contenir només un pensament. Sigueu breus, clares i només al punt. L’altra persona agrairà que li estalvia temps. Quan estan preocupats, molta gent accelera el ritme del seu discurs. Intenteu evitar-ho. Heu de parlar amb la suficient calma i lentitud perquè l’altra persona pugui inserir la paraula en el flux del vostre discurs. No hauríeu de parlar de manera monòtona: poseu tot l’estrès lògic a la vostra ment, ressalteu frases especialment importants amb la vostra veu.
