Un acte és un document que corregeix un esdeveniment o estat en un moment concret. Conté informació de fons i, de vegades, conclusions, recomanacions. S’elaboren actes en cas d’acceptació i transferència de documents o objectes de valor, realització de treballs, durant la liquidació d’una empresa, cancel·lació de mercaderies i en molts altres casos quan es requereix registrar l’estat exacte de l’objecte en discussió. Per elaborar correctament un acte, heu de conèixer algunes normes que ajudaran a elaborar un document d’acord amb les normes adoptades en el treball d’oficina.
Instruccions
Pas 1
A la part superior del full, indiqueu primer el nom complet i les dades de l’empresa encarregada i, posteriorment, de l’organització executora. Escriviu el nom del document "ACT" al centre del full. Indiqueu el lloc i la data d’elaboració de l’acta, el seu número d’acord amb les normes de registre de documentació adoptades a l’empresa.
Pas 2
Al títol, indiqueu breument el contingut del document. Pot ser l'execució de treballs, inventari, etc. Proporcioneu els motius de l'activació. Molt sovint es tracta d’una ordre o ordre del cap de l’empresa. Enumereu els membres de la comissió (si es va crear) designats per activar aquest esdeveniment, ordenant els noms en ordre descendent (d’acord amb els càrrecs ocupats), començant pel president de la comissió.
Pas 3
A la part principal del document, descriviu els fets establerts durant l’esdeveniment i les conclusions sobre l’estat de les coses en un moment determinat. Aquí és més convenient utilitzar un formulari tabular per col·locar una llista de béns o serveis, el seu cost, que s’ha de registrar a l’acte.
Pas 4
A la part final de l’acte, col·loqueu les xifres finals (quantitat, volum, quantitat). No oblideu ressaltar l'IVA en una línia diferent per simplificar els càlculs comptables posteriors. Sota el resum, poseu les conclusions i recomanacions de la comissió.
Pas 5
A la part inferior del full, deixeu un lloc per a les signatures dels membres de la comissió amb una transcripció completa del nom complet, si l'acte és un document intern de l'empresa. Si l'esdeveniment tracta de dues empreses, hi haurà signatures de persones autoritzades per les parts contractants, que indiquin la seva posició.
