L’eliminació de documents és un procés molt complex i que requereix molt de temps. Com a regla general, molts documents s’acumulen als arxius de les organitzacions, que, un cop finalitzat el termini de prescripció, s’han d’eliminar, és a dir, destruir-los. És molt important omplir correctament tota la documentació relacionada amb la destrucció de l'arxiu. Un dels documents principals és l’acte.
Instruccions
Pas 1
En primer lloc, cal tenir en compte que abans de destruir els documents, heu de fer un inventari, és a dir, comproveu-ne totes les dates, la disponibilitat i el secret. Hi ha documents que no només han de ser llençats, sinó cremats (o destruïts en una trituradora), per no revelar secrets comercials.
Pas 2
Assegureu-vos de fer un inventari de la documentació que s’ha d’eliminar. També, per ordre, designeu les persones que seran incloses a la comissió d’experts. Entre ells, destaca el president responsable de la transferència de documents al departament de comptabilitat.
Pas 3
El propi acte sobre la disposició de documents que han expirat el termini de prescripció no té un formulari unificat. Per tant, el podeu compondre de qualsevol forma.
Pas 4
En primer lloc, indiqueu els detalls de l'organització, es poden localitzar tant a l'extrem superior dret com a l'esquerra. Aquí indiqueu el nom de l'organització segons els documents constitutius, la unitat estructural, les dades bancàries, l'adreça i els contactes.
Pas 5
Una mica més avall a la dreta, escriviu "Aprovo", a continuació indiqueu el gestor i deixeu el camp sota la seva signatura i la data de compilació.
Pas 6
A sota, al centre, escriviu "Acta sobre l'assignació i destrucció de documents que han caducat". Després, a la línia següent, indiqueu la base, és a dir, l’ordre (ordre) del cap. A continuació, indiqueu les persones de la comissió d’experts, indicant-ne el nom i el càrrec.
Pas 7
A continuació, escriviu una cosa així: "La comissió d'experts, guiada per (llista, inventari), va assignar documents per a la destrucció que han perdut el termini de prescripció". A continuació, indiqueu les dades en forma de taula, que hauria de contenir columnes com ara número de sèrie, data del document, títol, explicació, nombre de documents, número de document a l'inventari (llista).
Pas 8
Després de la taula, resumeix, és a dir, indica el nombre de documents que es reciclaran. A més, l’acte ha de ser signat per tots els membres de la comissió. I el president ha de signar que els documents integrals seran transferits per al seu reciclatge. Al final, poseu la data de compilació i segleu tot amb el segell blau del segell de l’organització.
