Una carta de servei és una forma habitual d'informar tercers a través del correu. S'utilitza quan és necessari tenir una confirmació per escrit de la transferència d'informació important al soci o quan és impossible utilitzar altres tipus de comunicació. Aquest document té moltes varietats, però hi ha normes generals que s’han de tenir en compte a l’hora d’elaborar una carta d’aquest tipus.
Necessari
Capçalera amb capçalera
Instruccions
Pas 1
Per començar, obteniu el capçal de la vostra organització especialment dissenyat per a aquestes cartes. La seva principal diferència respecte al capçal de carta estàndard és la presència de dades postals juntament amb dades bancàries. Si no és el cas de la vostra empresa, prepareu la vostra pròpia versió. Col·loqueu el logotip aquí i indiqueu el nom de l'organització, les dades bancàries, l'adreça postal, els telèfons, el fax i el correu electrònic per a la comunicació.
Pas 2
A l'extrem superior dret, indiqueu el destinatari de la carta (nom de l'empresa, adreça postal, càrrec, nom complet del cap). Si la carta s’adreça a diverses organitzacions, les seves adreces es col·loquen una darrere l’altra, però no més de quatre seguides i sense especificar els líders. Ara aneu directament al text de la carta, ja que aquest document no escriu el seu nom (a diferència d’actes, notes, etc.). En lloc d’això, podeu indicar breument el tema de la carta, l’essència de la vostra apel·lació: "sobre el retard de pagament", "sobre el canvi de les condicions", etc.
Pas 3
El text de la carta hauria de ser d’estil comercial. Indiqueu l’essència de la forma més breu i precisa possible per evitar confusions a l’hora de transmetre informació important. Una carta hauria de tractar un problema. No intenteu resoldre tots els problemes entre vosaltres i la vostra parella en una sola carta. Cal considerar-los cadascun per separat, ja que hi pot haver diferents artistes i, a més, això pot ser important en cas de disputes que requereixin una decisió judicial. En conseqüència, és millor no mostrar el volum de la lletra més enllà d’una pàgina.
Pas 4
Finalment, enumereu qualsevol document addicional a la secció Apèndixs. Deixeu un lloc per a la signatura del gestor i desxifreu la seva signatura entre claudàtors (cognoms, inicials). Assegureu-vos d’indicar el nom complet de l’intèrpret i el número de telèfon de l’oficina per a la comunicació. Firmeu el document original amb el vostre supervisor i registreu la carta amb el secretari d’organització com a document de sortida.
