Un secretari és un empleat d’oficina que té entre les seves funcions rebre trucades telefòniques, saber treballar amb un ordinador, comunicar-se amb la gent, portar registres comercials i molt més. Hi ha molts mites sobre la professió de secretari, però, què és exactament un bon secretari?
Competències bàsiques
Per treballar com a secretari, no es requereix el diploma d’una institució d’educació superior: són suficients cursos especialitzats, on el futur secretari aprengui comunicació i etiqueta empresarial, lectura ràpida, treball d’oficina, psicologia pràctica, taquigrafia i mecanografia. A més, els cursos ensenyen els fonaments del treball a 1C i també ensenyen a utilitzar mini-ATS i equips d’oficina. Sense totes aquestes habilitats, un secretari no es pot considerar un bon treballador.
També és molt important que un bon secretari tingui una percepció subtil de la psicologia d’altres persones i sigui resistent a diverses tensions.
Com que el secretari és l’empresari de l’empresa, ha de tenir un aspecte agradable, un sentit de l’estil i un bon gust. Sense la capacitat de vestir-se bé, de comportar-se en societat i de parlar amb competència, el secretari no podrà crear una bona impressió entre els clients de l’empresa en què treballa; per tant, la imatge de l’empresa no estarà a l’alçada. De fet, la tasca principal d’un bon secretari és organitzar el treball del seu cap i de tota l’oficina de manera eficient i eficaç.
Característiques de la professió
Molts creuen que la feina d’una secretària és preparar cafè, presentar documents per a signatures i atendre trucades. Això és un engany: els deures d’aquesta professió inclouen supervisar el treball de la recepció, dirigir correspondència comercial, participar en diversos esdeveniments sense oficina i comunicacions amb clients nerviosos. A més, una bona secretària sovint exerceix de gerent d’oficina i fins i tot de psicòleg que podrà refredar la situació de l’equip.
Sovint, els secretaris executius es diuen "cardenals grisos" perquè són capaços d'influir de forma invisible en el treball de l'empresa i en les decisions del cap.
Molt sovint, les dones es converteixen en secretàries, ja que són emocionalment més flexibles i resistents. A més, són més sensibles: captar l’estat d’ànim del cap i de l’equip ajuda molt en la seva feina. Si el secretari és prou intel·ligent i professional, el gerent pot recórrer a ell per demanar-li consell i escoltar-lo. És el secretari qui pot facilitar la feina del cap organitzant bé el seu lloc de treball i lliurant la informació que necessita a temps. Al mateix temps, els secretaris no tenen creixement professional, ja que un bon ajudant executiu val la pena en or. Tanmateix, com a resultat, el secretari adquireix una experiència i coneixements inestimables sobre els processos empresarials, que en el futur poden ajudar-lo a iniciar una carrera professional en una altra professió.
