El secretari organitza, distribueix i assegura les activitats del cap. En primer lloc, és assistent en diversos temes organitzatius. Aquest treball requereix un canvi ràpid d’un tipus de treball a un altre.
El secretari té moltes responsabilitats, però els uneix un objectiu comú: proporcionar al gerent la màxima ajuda en la seva feina i estalviar temps. El secretari ha de treballar amb documentació, telèfon, fax, rebre i distribuir trucades, comunicar-se amb els visitants, organitzar reunions, reunions, viatges de negocis per a la gestió.
Deures del secretari
Sovint en petites organitzacions, el secretari també té les funcions de secretari. Aquests inclouen el manteniment i gestió de documents oficials, la preparació de documents, l’organització del trànsit i les activitats amb ells, la comptabilitat i l’emmagatzematge.
Si el volum no és massa significatiu, és responsabilitat del secretari. Si els volums són molt grans, s’introdueix la posició d’un empleat, que requereix una educació especial. L’activitat principal del secretari és treballar amb material d’oficina i documents. Es requereix cura i precisió.
El coneixement de llengües estrangeres esdevé el punt predominant. Quan s’elabora un currículum, és obligatori indicar-ne el nivell de competència.
L'educació no ha de diferir necessàriament en l'especialització específica. No obstant això, una condició indispensable és la seva essència, associada a la capacitat d’analitzar les dades i trobar un enfocament cap a les persones.
En les qualitats personals, no és superflu esmentar la compostura, l’organització i la sociabilitat. El secretari és la cara de l’empresa. La posició és força responsable.
Les responsabilitats inclouen distribuir trucades telefòniques, reunir visitants. Generalment s’accepta considerar el treball de secretaria com l’etapa inicial d’una escala professional. Però per a aquest trampolí es requereix un nivell d’educació bastant alt.
L’aparició del secretari és la targeta de visita de l’empresa. Les responsabilitats es poden limitar únicament a servir cafè i rebre trucades, però és probable que s’ampliï en forma de redacció de documents crítics i organització d’esbarjo per a la direcció i la seva família.
Per tant, és important indicar els èxits al vostre currículum. Això és obligatori fins i tot si el lloc de treball anterior era un lloc de missatgeria. Els informes d’assoliments donen a l’empresari potencial la comprensió que el sol·licitant d’ocupació és bo per fer un balanç de la seva feina al lloc de treball i l’habilitat de ressaltar els punts clau de l’experiència.
Èxits
Els assoliments sempre són indicatius, ja que els empleats proactius i productius són d’interès per a qualsevol empresari. El millor és indicar els èxits amb l'ajut de xifres o fets específics.
N’hi ha prou d’esmentar alguns punts clau, però realment significatius i importants. Això us permetrà ressaltar el més important sense sobrecarregar la secció amb una gran quantitat d'informació. A l’hora d’enumerar els principals èxits, cal destacar quins beneficis o beneficis ha rebut l’empresa.
Per exemple, indicant l'èxit, podeu finalitzar la frase amb una frase que diu que la implementació ha reduït els costos de l'empresa en un nombre determinat de percentatge. És important descriure correctament els vostres èxits. No hauríeu de convertir el vostre currículum en una aparença de descripció de feina. Fins i tot si es pren aquest document com a base per descriure l’experiència, té sentit comprovar acuradament tota la redacció.
De vegades, els èxits es descriuen en primera persona. Aquesta redacció està lleugerament en desacord amb el concepte general de currículum vitae. Millor abstenir-se d’utilitzar-los. Més oportunes i justificades són les opcions "es va implementar", "es va implementar l'estratègia … que proporcionava …", etc.
Podeu consultar qualsevol dels vostres èxits més significatius a la carta de presentació enviada amb el vostre currículum. Després de llegir aquest missatge, l’empresari o gerent segur que desitjarà familiaritzar-se amb el document adjunt.
Exemples i recomanacions
Els seus èxits poden ser fins i tot en el treball de rutina. Entre ells hi ha els més guanyadors:
- aprovació amb èxit de diversos xecs;
- acceleració del flux de documents a l'empresa mitjançant la introducció i desenvolupament d'una base de dades electrònica juntament amb el departament de programació;
- organització d'una transició amb èxit d'una gran empresa de la versió 7.7 "1C: Enterprise" a la 8.3;
- augmentar l’eficiència del departament de planificació mitjançant la introducció de l’automatització dels càlculs, que va assegurar una doble reducció de la plantilla d’economistes.
És important descriure el que realment s’ha aconseguit. L’èxit del comptable en cap no s’ha d’atribuir si les seves responsabilitats no formaven part de les funcions realitzades. I en alguns casos, quan es canvia el tipus d’activitat, es fa necessari apropar les victòries a les noves tasques de creixement professional.
Els èxits professionals demostren les tasques i els objectius assolits en el transcurs de les activitats. Poden ser conseqüència de la manifestació del conjunt necessari de qualitats. Per a un líder, això significa molt.
Per tant, entre les opcions correctes poden aparèixer:
- coordinar la feina dels màxims directius de la companyia;
- preparació de contractes, la documentació necessària per a la signatura;
- rebre trucades amb la seva distribució;
- enviament, recepció i registre de correspondència;
- reunió i coordinació de convidats;
- assistència i organització d'esdeveniments corporatius;
- Suport al viatge;
- suport administratiu del cap;
- proporcionar tot el necessari per al ple funcionament;
- coordinació de les activitats de neteja i serveis de missatgeria;
- resistència a l'estrès i lliure de conflictes, excel·lents habilitats comunicatives;
- aspecte elegant i agradable;
- habilitats en l’ús d’equips d’oficina;
- capacitat de treballar amb informació confidencial;
- possessió de PC, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook i altres programes informàtics per treballar amb el correu electrònic, "Consultant Plus", Lotus al nivell d'un usuari avançat.
Els exemples de currículums amb èxit inclouen aquells que identifiquen i compleixen responsabilitats. També té sentit informar l’empresari potencial sobre els motius pels quals no es va produir una ocupació oficial abans.
Importància d’indicar els assoliments
Una variant de la indicació satisfactòria de les qualitats necessàries a la llum dels requisits per al sol·licitant pot ser la següent:
- organització de la vida de l’oficina: demanar aigua, cafè, articles de papereria, organització de la reparació d’equips d’oficina, neteja;
- traducció de documentació, inclosa la tècnica;
- treballar amb material d'oficina;
- assessorar els clients sobre els serveis de l’empresa;
- organització de reunions de convidats VIP;
- proporcionant un ambient de treball agradable i confortable.
Té sentit indicar motius reals com a motius per abandonar el lloc de treball anterior. Per exemple, treballar sense registre oficial, segons un contracte civil de treball. Cal adjuntar el document corresponent.
Es permeten les opcions següents: a l’hora de plantejar propostes, qualsevol motiu objectiu no ha donat lloc a ocupació;
- la gran llunyania del lloc de treball futur del lloc de residència (és incòmode arribar-hi);
- inconsistència dels deures indicats a l'anunci;
- condicions de pagament opaques;
- incompliment del TC;
- reciclatge, sabàtic, circumstàncies familiars.
A la llista d’habilitats i habilitats professionals, s’indiquen aquelles que contribueixen als assoliments. Això pot ser atendre trucades, registrar-les amb informar al gestor, elaborar un pla de treball per al cap, executar tasques, elaborar notes de servei, treballar amb qualsevol document.
És molt bo esmentar l’experiència d’emetre ordres als empleats del gerent i controlar-ne l’execució, trobar contractistes per a tasques individuals, proporcionar al lloc de treball del gerent els mitjans necessaris en forma de material d’oficina, equipament, facilitant la ràpida consideració de les sol·licituds. i propostes dels empleats, mantenint un arxiu d’arxius i documents, vetllant per la seva seguretat, trasllat a l’arxiu, organització de viatges de negocis per al cap, comandes de bitllets aeris i ferroviaris, reserva d’hotels.
L’assoliment professional d’un currículum és una part important. Mai no l’haureu de descuidar quan escriviu un currículum vosaltres mateixos i amb l’esperança de causar una impressió favorable a l’empresari. A partir de l’experiència laboral, realment destaquen els seus mèrits, la participació en projectes, la implementació de qualsevol tasca i la formació avançada. Qualsevol èxit es pot destacar en qualsevol camp d’activitat.
No tingueu por de complaure’s una mica. Això ajudarà a fer que el currículum sigui interessant per a l’empresari. Llavors, la invitació per a una entrevista no us farà esperar.
