Les activitats de moltes empreses estan associades a la celebració de contractes per al subministrament de mercaderies, la compra de matèries primeres i components. Cada empresa té contractes amb empleats. Per facilitar la utilització de la documentació, està generalitzada la pràctica de mantenir una àmplia varietat de revistes comptables. En aquest diari, és convenient registrar, per exemple, la cronologia del moviment de documents individuals i els detalls dels contractes.
Necessari
- - un diari de comptabilitat de contractes;
- - contractes.
Instruccions
Pas 1
Elaborar un formulari per guardar un registre de contractes. Ha de reflectir les especificitats de l'empresa i ser fàcil d'utilitzar. En una empresa gran, podeu aprovar aquest formulari del diari mitjançant una comanda especial, complementant-lo amb recomanacions per emplenar la documentació.
Pas 2
Dissenya la portada de la revista. Introduïu aquí el nom del document. Reflecteix el nom de l’empresa i totes les dades necessàries. Introduïu la data d'inici del registre. En una empresa gran, és recomanable mantenir un registre de contractes separat per a cada unitat estructural. Numereu les pàgines de la revista, grapeu-la si cal i col·loqueu el segell de l’organització.
Pas 3
Dividiu les pàgines de treball de la revista en diverses columnes, el nombre de les quals estarà determinat per les vostres necessitats i les especificitats dels contractes. Proporcioneu columnes per al número de sèrie del document, la data del contracte i la seva caducitat. Una columna independent contindrà una breu indicació del tema del contracte. Incloure a la revista també les persones responsables del compliment de les obligacions contractuals.
Pas 4
Si creieu que el formulari electrònic de la revista serà més convenient, desenvolupeu el vostre propi producte de programari per gravar contractes o demaneu aquest treball a una organització especialitzada. En alguns casos, podeu utilitzar el programa de fulls de càlcul de Microsoft Excel amb aquesta finalitat.
Pas 5
Designar un funcionari que s’encarregarà de portar el diari. Normalment, aquesta persona és un empleat del departament de personal de l'empresa o un empleat del departament legal.
Pas 6
Feu-ne una norma per mantenir un registre dels contractes de manera sistemàtica, reflectint la documentació que conté de manera continuada i no de cas a cas. Això permetrà a la direcció de l'empresa tenir una imatge completa dels processos que tenen lloc a l'empresa i proporcionarà l'oportunitat de navegar ràpidament pel dens flux de documentació.
