En el procés de treballar i preparar documents, s’assigna un paper important a la seva aprovació, que pot ser interna, on els documents són aprovats pels departaments de la pròpia organització o externs, associats a l’aprovació de documents per part d’altres institucions. Un document legalment acordat dóna dret a emprendre les accions previstes per les lleis, normes i normes. Els documents que han passat el procediment d'aprovació estan segellats o segellats.
Instruccions
Pas 1
Treballant com a empleat d'una organització, les responsabilitats del qual inclouen l'aprovació interna i externa de documents, és necessari tenir informació clara sobre quins departaments de l'empresa són responsables de la seva aprovació.
Pas 2
Feu una llista de documents que caldrà aprovar durant tot el període de treball. Tingueu clar els departaments responsables de la seva aprovació. Feu una taula que indiqui els tipus de documents objecte d’aprovació obligatòria, els departaments encarregats de dur a terme aquest treball, càrrecs, cognoms, noms, patronímics dels empleats, els seus telèfons i adreces de correu electrònic.
Pas 3
Decidiu el document que cal aprovar. Feu un pla, indicant l'ordre en què us poseu en contacte amb els departaments de la vostra organització. Esbrineu els terminis per a la realització del treball parlant amb cada empleat de totes les divisions de l’empresa responsable de l’aprovació del document.
Pas 4
Presteu molta atenció a les condicions d’aprovació del document i responeu ràpidament a qualsevol canvi que hi faci un empleat del departament. Si teniu dubtes sobre les modificacions realitzades al document, no deixeu de consultar els especialistes de l’organització, aclarint tots els matisos. Això ajudarà a reduir el temps d’aprovació en el futur i us permetrà elaborar correctament el document legalment.
Pas 5
A cada departament de l'organització, després de passar el procediment d'aprovació, es posa un visat al document. Pot ser un segell de departament o un segell “Aprovat” amb una indicació de la posició, el nom i la signatura del treballador. Assegureu-vos que cada empleat responsable d’aprovar el document el signa correctament. En cas contrari, no serà signat pel cap de l’organització.
Pas 6
L'últim enllaç per aprovar el document és el cap de l'empresa. El document es considera legalment acordat només si està signat per la direcció, els empleats de tots els departaments, el segell o el segell de l'empresa.
Pas 7
Quan la coordinació externa dels documents requereixi la seva aprovació per part de diverses institucions, consulteu la llista d'organitzacions a les quals heu de sol·licitar. Obteniu informació detallada sobre els departaments, els seus empleats que participen en la coordinació. Truqueu-los o envieu un correu electrònic especificant la llista de documents necessària. Acordar una hora de reunió.
Pas 8
Prepareu una llista de qüestions relacionades amb el moment de l’aprovació i el procediment per fer canvis per al treballador de la institució implicat en l’aprovació externa de documents. Feu una declaració oficial en el formulari prescrit, indicant la llista de documents a acordar. Controlar el moment de l’aprovació dels documents i la exactitud de la seva execució.
