Una nota analítica és un tipus especial de documentació del servei. El seu principal objectiu és cridar l’atenció del gerent sobre un problema específic. Conté propostes per superar la situació de crisi, enumera les principals direccions i etapes de l'activitat. No s’ha de confondre una nota de política amb un informe analític. El primer descriu les perspectives per al desenvolupament d'esdeveniments, el segon avalua els resultats de les mesures adoptades. Cada organització té els seus propis requisits per a la preparació de documents interns. Tot i això, qualsevol nota analítica conté parts com la introducció, la part principal, la conclusió i els apèndixs.
Instruccions
Pas 1
Introducció
En aquesta part del resum de la política, heu d’assenyalar la importància del problema en què us poseu en contacte amb el vostre gestor. Indiqueu clarament els motius de la vostra preocupació i avalueu els danys rebuts per l’organització. Enumereu les fonts d'informació i els mètodes d'anàlisi que heu utilitzat. Establir terminis per resoldre el problema.
Per exemple, suposem que sou el cap de l'espai publicitari d'una revista. Durant els darrers tres mesos, el volum de publicitat venuda ha anat disminuint gradualment, tot i que els vostres empleats treballen amb diligència. Enteneu quin és el motiu, però no podeu resoldre la situació pel vostre compte.
A la introducció de la nota analítica, escriviu que heu trobat una disminució de les vendes, heu realitzat una anàlisi de la situació (heu comprovat els plans i informes del departament, heu parlat amb cada empleat, heu organitzat una reunió interna), heu elaborat idees específiques que envieu-lo al gestor perquè l’aprovi.
Pas 2
Part principal
Aquí heu de tenir en compte tots els aspectes del problema amb el màxim detall possible i proposar una solució per a cadascun d’ells.
Ressalteu les subseccions del text pel nombre de frases, encapçalant-les breument però amb claredat. En cadascun d’ells, primer indiqueu el costat negatiu, després l’essència real dels canvis, així com els costos materials i tècnics estimats i la distribució de responsabilitats entre els empleats.
Organitzeu les frases en ordre decreixent d’importància o en ordre cronològic.
Doneu el màxim de detalls possible. Això us mostrarà un alt grau de propietat de la situació i l’elaboració del problema. Enumereu els arguments i els càlculs de suport. Aquí també podeu referir-vos a l’experiència positiva coneguda en aquesta àrea.
Per augmentar l'objectivitat de la nota analítica, proporcioneu dades (informació, informació) obtingudes d'altres divisions estructurals de l'organització.
A l'exemple anterior, el cos principal del document de polítiques pot incloure una proposta per a un nou títol de tema, "Electrodomèstics". Per a aquesta categoria, es trobaran anunciants durant un llarg període. Està previst que els periodistes interns participin en la creació de textos publicitaris i informatius.
També es pot fer una proposta per assignar un cotxe d’empresa als empleats del departament per visitar oficines remotes de clients, cosa que reduirà la pèrdua de temps de treball i els costos de viatge. Aquesta tesi s’ha de confirmar mitjançant càlculs obtinguts al departament de comptabilitat.
Pas 3
Conclusió
Indiqueu les conclusions principals de cada subsecció del cos principal. Tanmateix, intenteu evitar les repeticions directes del text principal. Al mateix temps, assegureu-vos que les frases que no estan indicades a la part principal no apareguin de cop al text de la conclusió.
Sigues concís però persuasiu. Una conclusió no pot contradir-ne una altra. I tots ells haurien de ser lògics i contenir una previsió positiva per al futur proper.
La part final de l'exemple ja considerat contindrà una conclusió sobre l'impacte de la nova categoria en l'augment de les vendes publicitàries. Les xifres de previsió poden tenir aquest aspecte: està previst atraure 5 anunciants durant un període de 6 mesos amb un pressupost de 50 mil rubles.
Pas 4
Aplicacions
Els materials addicionals recollits en una secció especial augmentaran la fiabilitat de les vostres declaracions, il·lustrant la informació proporcionada. Podeu col·locar taules, gràfics, diagrames i altre material visual a l'aplicació.
