Per tal d'organitzar correctament la sortida dels empleats en vacances anuals, la legislació estableix formularis estàndard de documents. Inclouen un calendari de vacances per als empleats, una ordre per concedir vacances a cadascun dels empleats, així com una nota de nòmina del formulari corresponent.
Instruccions
Pas 1
En el calendari de vacances (s’elabora i s’aprova el 17 de desembre de l’any anterior), cal incloure el procediment per deixar cada empleat de l’organització de vacances l’any següent. A l’hora de formar el calendari de la seqüència de vacances, és important tenir en compte les especificitats del treball de l’organització i, si és possible, els desitjos dels empleats. Presteu també atenció a l’opinió del sindicat, si n’hi ha a la vostra organització. Un empleat del departament de personal o la persona responsable del manteniment de registres de personal és responsable de la formació del calendari de vacances i l’aprova el cap del servei de personal i el cap de l’organització.
Pas 2
Tant l’empresari com els mateixos empleats estan obligats a complir el calendari de vacances aprovat. Per tal que els empleats puguin complir amb el calendari, haurien d’estar familiaritzats amb ell i el millor és fer-ho contra la signatura.
Pas 3
Immediatament abans de marxar de vacances, amb una antelació de dues setmanes com a màxim, l’empresari notifica al treballador la data d’inici i la durada de les vacances. A aquest efecte, s’elabora una notificació o es fa una ordre de vacances (que en tot cas caldrà redactar). Així, omplint la comanda amb antelació, evitarà la necessitat d’elaborar notificacions per a cada empleat que surti de vacances.
Pas 4
La transferència de les vacances previstes és permesa per acord mutu entre l’empleat i l’administració. A iniciativa de l’empleat, les vacances s’ajornen sobre la base d’una sol·licitud que ha de ser aprovada pel gerent.
Pas 5
Per iniciativa de l’organització, les vacances s’ajornen segons l’ordre del cap, sempre que es notifiqui l’ajornament a l’empleat i no s’hi oposi.
Pas 6
Per part de l’empleat, quan marxa de vacances, cal escriure un comunicat que indiqui el nombre de dies de vacances o que indiqui clarament les dates d’inici i finalització de les vacances.
