Un empleat que ha rebut diners per despeses de viatge, compra d'articles d'inventari o per altres necessitats ha de comunicar els imports que ha gastat al departament de comptabilitat de la seva empresa. Per fer-ho, ha d'emplenar un informe anticipat (formulari unificat núm. AO-1) i adjuntar-hi tots els documents que confirmin les despeses ocasionades.
Instruccions
Pas 1
Emplenar un informe de despeses comença des de la part frontal. Introduïu el nom de la vostra organització a la línia superior. Indiqueu la data de l’informe, tot i que no cal indicar el número, el comptable omplirà aquest camp. A continuació, indiqueu la unitat estructural a la qual pertanyeu, el vostre cognom i inicials, així com la vostra posició. Anoteu l'objectiu de l'avanç, per exemple, "Despeses de viatge", "Necessitats de la llar", etc.
A la columna de l’esquerra, indiqueu el saldo dels fons responsables que teníeu abans de rebre el nou avançament (o despeses excessives, si n’hi havia). A continuació, indiqueu l'import (o diversos imports si es van rebre tant a través del caixer com del banc) rebut en l'informe. Empleneu la línia "Total rebut" amb l'import total que heu rebut al subinforme.
Pas 2
Després d’això, heu d’emplenar un informe previ a la part posterior. Enumereu tots els documents amb els quals confirmareu totes les despeses ocasionades, emplenant les columnes de la primera a la sisena de cada document.
Introduïu el número de sèrie del document. Incloeu la data i el número al document. Introduïu el nom del document (per exemple, rebut de venda, rebut de venda, rebut, etc.). Indiqueu l’import (en rubles o moneda) indicat al document. Sumeu tots els imports i escriviu el resultat a la línia "Total". Posa la teva signatura i la seva transcripció a continuació
Pas 3
A continuació, torneu a omplir la part frontal de nou. Empleneu la línia "Usat" amb l'import que heu indicat a la línia "Total" a la part posterior. Introduïu l'import del saldo (o despesa excessiva) que us queda. Introduïu el nombre de documents adjunts a l'informe anticipat a continuació i indiqueu també el nombre total de fulls d'aquests documents.
Pas 4
No cal que empleneu totes les altres línies, sinó que seran emplenades pel comptable i el caixer (si retorneu el saldo al caixer).
Després d’enviar l’informe al departament de comptabilitat, el comptable estarà obligat a donar-li un rebut que s’ha de conservar. Amb l'ajut d'aquest rebut, sempre podeu confirmar que heu informat dels fons emesos per si hi ha malentesos.
