Els negocis moderns no es poden aturar a grans distàncies, ja no es limiten a una ciutat o regió. Els socis comercials es poden ubicar en una ciutat veïna o en un continent veí. Per formalitzar acords per escrit, els socis no sempre tenen una reunió personal. Però aquesta bagatella no pot convertir-se en un obstacle per al desenvolupament empresarial, ja que s’ha convertit en una cosa habitual celebrar contractes per correu.
Necessari
- Màquina de fax;
- Correu electrònic;
- plantilla de contracte;
- detalls de les parts;
- sobres i segells.
Instruccions
Pas 1
Per poder concloure un contracte per correu, intercanvieu les dades amb un soci comercial. Si actueu com a venedor, demaneu als vostres socis comercials les dades de la seva organització. El comprador ha de proporcionar les seves dades als socis comercials. Els requisits del capçal de l’organització es poden enviar per fax o correu electrònic. També els podeu dictar per telèfon, però no és molt convenient.
Pas 2
Normalment, el venedor d’un servei o producte té una plantilla per a un contracte estàndard. Mitjançant el correu electrònic, envieu aquest esborrany d’acord als vostres socis comercials perquè el revisin. No utilitzeu fax si no voleu que la vostra parella rebi text il·legible.
Pas 3
El comprador ha de considerar el projecte de contracte i aprovar-lo si totes les clàusules del contracte li convinguen. En cas de desacord amb determinades clàusules del contracte, el comprador haurà de declarar oralment o per escrit el venedor al seu desacord.
Pas 4
Si tot està en regla, introduïu les dades de les parts en el contracte, imprimiu-les per duplicat, signeu una persona autoritzada del venedor i envieu-la per fax al comprador. El comprador ha de signar una còpia facsímil del contracte (signada pel venedor). El comprador signat ha de ser enviat per fax al comprador al venedor.
Pas 5
Si el comprador no està d'acord amb determinades condicions, el procediment per a la celebració d'un contracte per correu electrònic canvia lleugerament. Si, per insistència del comprador, el venedor no vol modificar les condicions del contracte, el contracte es conclou amb un protocol de desacords. En aquest cas, havent rebut per fax una còpia del contracte signat per una persona autoritzada del venedor, el comprador ha d’elaborar un protocol de desacords.
Pas 6
Després d’elaborar i signar el protocol de desacords, el comprador l’ha de enviar per fax al venedor. El venedor, que ha signat una còpia del protocol de desacords (signat pel comprador), ha d'enviar aquesta còpia per fax al comprador. A canvi, el comprador haurà de enviar per fax el contracte signat. A partir d’aquest moment, el contracte es considera conclòs amb el protocol de desacords, que és la seva part integral.
Pas 7
Si el venedor no està d’acord amb el protocol de controvèrsia, ha d’elaborar un protocol de conciliació de conflictes. L’intercanvi de protocols segueix el mateix algorisme.
Pas 8
Després d’haver arribat a un acord sobre totes les qüestions, després de l’intercanvi de còpies de fax signades, els socis han d’intercanviar els originals dels documents per correu. Si sou venedor, envieu per correu dues còpies del contracte signat pel vostre costat. Com a comprador, envieu per fax dues còpies de l’acta de desacord signada per la persona designada. Després de rebre els documents, poseu-hi les vostres signatures, guardeu-ne una còpia i envieu l’altra per correu a la vostra parella.
