Hi ha l'opinió que una reunió és un esdeveniment que es pot preparar espontàniament. De fet, aquesta forma d’interacció empresarial requereix una formació administrativa seriosa.
Tema de la reunió
El motiu de la reunió l’ha de formular l’iniciador. De cap manera, sempre és el participant més important a la reunió en aquest sentit. Basant-se en el fet que les reunions poden ser intra-corporatives i amb la participació d’una àmplia gamma de convidats, és important definir el tema de manera que pugui atreure totes les persones necessàries per al diàleg.
Normalment, la formulació tècnica del tema és gestionada pel personal administratiu o directament pel secretari de la reunió. L’ordre del dia de la reunió es desprèn del tema donat. Aquest document inclou tots els temes previstos per a la discussió. Per acord previ, s’assigna un orador a cada pregunta, a qui se li assigna un límit de temps per al seu discurs sense tenir en compte el debat. El termini de la discussió es fixa a l’ordre del dia per separat.
Per a una millor comprensió dels problemes, no serà superflu preparar un fulletó que inclogui referències breus, estadístiques o qualsevol altra informació informativa. El secretari prepara aquests materials amb cada ponent per separat.
L’etapa final de la preparació del documental és el desenvolupament d’esborranys de decisions sobre cada tema. Aquest document representa les solucions proposades pels ponents basades en el debat. Enregistren les frases finals presentades pels ponents. Si els participants no estan d'acord amb l'opció del projecte de decisió, el secretari el corregeix.
Persones convidades
L’agenda determina en gran mesura la llista aproximada de persones que haurien de ser convidades a tractar els problemes plantejats. Per tant, una manera productiva és convidar persones que tinguin el punt de vista contrari amb l’orador. En aquest cas, la reunió serveix de "taula rodona" per a les parts en la disputable situació.
Els participants a la reunió s’informen de qualsevol mètode disponible: una trucada telefònica, un correu electrònic o una invitació personal. Tot el paquet de documents s’ha de lliurar per endavant a totes les persones participants perquè tinguin l’oportunitat de familiaritzar-se amb el material per endavant.
Realització d’una reunió
Un secretari ha de participar a la reunió. La seva tasca és elaborar un protocol després de la discussió. A l’hora d’elaborar el document, no és la precisió textual d’enregistrar el debat, sinó el reflex de discursos clau i de propostes específiques.
Per excloure possibles discrepàncies, és millor enregistrar el transcurs de la reunió en un dictàfon. Cal informar a tots els participants de l’inici de la gravació.
