El procés de preparació de les negociacions consta de dos components: mesures organitzatives i preparació substantiva. Aquests components estan estretament interrelacionats i l'èxit de les negociacions depèn de la cura que es treballi.
Instruccions
Pas 1
La preparació organitzativa significa determinar el lloc i el moment de les negociacions, així com la composició i el líder de la delegació. Si teniu previst negociar inversions a la vostra empresa, designeu un lloc de reunió al vostre territori. Cal que l’inversor estigui convençut de l’èxit de la vostra organització i determinar el rendible que és invertir els seus fons en els vostres projectes. En aquest cas, incloeu el director financer, els gestors de projectes i altres persones clau que siguin necessaris per a la situació de la composició dels negociadors.
Pas 2
No programeu xerrades importants el dilluns al matí o el divendres a la nit. L’inici i el final de la setmana laboral sol ser una època plena d’esforços. El millor moment és la primera meitat del dia a mitjan setmana. No oblideu consultar amb l'altra part el dia i l'hora que té previst reunir-vos.
Pas 3
Abans de negociar, analitzeu detingudament el problema amb què anireu a la reunió. Definiu metes i objectius, opcions per obtenir el resultat desitjat. Si esteu planejant negociacions com a part d’una delegació, distribuïu tasques per a cadascuna per endavant entre vosaltres. Prepareu instruccions pas a pas per a cada negociador del vostre costat.
Pas 4
A més, prepareu documents i visuals que pugueu necessitar durant el procés de negociació. Entregueu-los a l’altre costat i doneu temps a l’estudi.
Pas 5
Formular suggeriments i arguments. Definiu la vostra posició de negociació i treballeu a través de possibles objeccions.
Pas 6
Prepara’t per a les negociacions mentalment, prepara’t per a una comunicació oberta i amable. Durant la conversa, formula les preguntes de manera que l’interlocutor respongui positivament. Una resposta negativa "no", fins i tot si es va rebre en resposta a una pregunta neutral, inconscientment sintonitza amb l'oposició activa. Inicieu una conversa amb una discussió sobre el temps, en general les opinions sobre aquest tema coincideixen.
