En el procés de treball, els caps d’organitzacions han de portar registres. Això inclou la comptabilitat de personal, comptabilitat i impostos. És fàcil d’entendre que això implica un volum bastant gran de valors i, per tant, informació. Per evitar confusions en les dades, cal planificar correctament el manteniment de la documentació.
Instruccions
Pas 1
Si l'organització és gran, és recomanable contractar un empleat per a cada lloc. Diguem que es necessita un empleat per registrar documents de personal, que calen un altre o fins i tot diversos per a la comptabilitat. A la descripció del lloc de treball, indiqueu clarament les responsabilitats de cada persona que treballa al vostre estat. En primer lloc, incloeu una clàusula sobre com mantenir registres.
Pas 2
Si voleu estalviar diners, podeu conservar la documentació vosaltres mateixos. Per obtenir registres de personal, compreu diverses carpetes i un quadern. Es necessitaran carpetes per agrupar documents. Per exemple, podeu crear una carpeta per als empleats que actualment treballen a l'organització; cal una altra carpeta per a l'arxiu. Per facilitar la cerca d’informació, escriviu-les en un quadern. Diguem que van contractar un empleat. A la llibreta, escriviu informació breu sobre ell, indiqueu també la carpeta on podeu trobar dades més detallades.
Pas 3
Assegureu-vos de mantenir-vos al corrent dels documents actualitzats. Per a cada empleat, heu d’emetre una targeta personal, introduir tota la informació sobre la feina aquí. Per exemple, un empleat va anar de vacances, escriviu aquesta informació a la targeta. També heu d’emplenar un full de temps mensualment.
Pas 4
La comptabilitat és més complexa i requereix temps. Per dur-lo a terme, necessiteu coneixements especials. Assegureu-vos de seguir els canvis en la legislació. Els documents hauran de figurar en carpetes ("Acords", "Banc", "Llibreta de caixa", "Factures emeses", "Factures rebudes", "Informes anticipades", etc.). Tots els documents s’han d’ordenar cronològicament. Haureu de numerar, cosir i certificar alguns arxius amb un segell i una signatura. Aquests documents inclouen un llibre de caixa, un llibre de vendes, compres i altres.
