Un extracte del protocol és un atribut indispensable del flux de treball de qualsevol organització. Amb una força jurídica similar al document original, l'extracte ha de contenir totes les dades necessàries. En la preparació dels documents pertinents, s’ha de prestar atenció als detalls.
Com a norma general, els requisits per a l'execució d'extractes de l'acta s'estableixen a cada empresa d'acord amb les normes internes de rotació de negoci. Tot i això, hi ha normes generalment acceptades per a la forma d’elaborar aquest document.
Un extracte de l’acta és una còpia exacta del text del document original sobre un tema concret. Així, un extracte de l’acta de la reunió ha d’incloure el nom de l’òrgan de govern, la reunió de la qual s’ha registrat. Com a regla general, aquesta informació s’indica al títol del document. Aquí el tipus de document "Protocol" es canvia a "Extracte del protocol". En alguns casos, la inscripció "Declaració" apareix a l'extrem superior dret del document.
A més, per preservar la força legal de l’original, l’extracte del protocol ha de contenir informació:
- data, lloc i hora de la reunió;
- informació sobre la presència d’un quòrum per prendre decisions;
- informació sobre la persona que exerceix les funcions del president;
- informació sobre la persona que exerceix les funcions del secretari.
L'agenda de la reunió es redueix a un tema específic per al qual s'està preparant un extracte. De la mateixa manera, s’exclouen del document tots els fragments relacionats amb la discussió de qüestions de tercers.
La consideració del tema a l’ordre del dia, en què s’està preparant l’extracte, es dóna exactament amb el número de sèrie, la redacció, el curs de la discussió i les decisions preses.
Al final, l’extracte està signat pel president i certificat pel segell. Tot seguit es fa el requisit que confirma la seva autenticitat "La declaració és correcta" ("Correcte") i es posa la signatura del secretari amb un desxifratge.
L’extracte original de l’acta està numerat, cosit i certificat pel segell i la signatura d’una persona autoritzada.
