Dwight David Eisenhower va ser el 34è president dels Estats Units. Tenia moltes coses a fer, de manera que va decidir crear el seu propi sistema de planificació per poder estar sempre al dia de tot.
Eisenhower va suggerir utilitzar una matriu de prioritats per planificar casos. Es basa en la priorització segons els criteris de la importància i urgència de les tasques. Els casos es divideixen en quatre categories:
… Són coses que demà serà massa tard. Aquests assumptes s’han de tractar sense falla i en primer lloc. Eisenhower va donar a entendre que aquesta columna sempre hauria d'estar buida perquè si teniu una tasca urgent, avalueu immediatament la seva importància i urgència i comenceu a dur-la a terme. En aquesta columna es poden introduir diverses circumstàncies imprevistes, força major, visites al metge i trucades urgents. Cal intentar fer aquestes coses de seguida, incorporar-les mentalment a aquesta categoria.
… Com a regla general, són aquestes activitats les que afecten més la productivitat de l’activitat. Són ells els que tan sovint es posposen per més endavant, motiu pel qual s’abocen a les cues i es precipiten a treballar i es poden transferir amb seguretat a la categoria A. Són casos que s’han de completar immediatament si no hi ha casos a la columna 1.
Són coses que semblen impossibles de rebutjar, però que passen la major part del nostre temps, tot i que no ens mouen cap a l'objectiu i no ens aporten cap benefici. Cal revisar acuradament els casos d’aquesta columna. Val la pena el vostre temps, les heu de complir? Eisenhower us aconsella que busqueu persones que puguin realitzar aquestes tasques amb el mateix èxit o millor.
… Aquestes són les coses més improductives que cal fer. Assegut a les xarxes socials, fullejant revistes, veient la televisió, es necessita molt de temps i s’obté un benefici mínim. Si aquestes coses s’han convertit en un hàbit, heu de desfer-vos-en de manera gradual, reduint el temps que se’ls assigna.
Podreu distribuir correctament els vostres assumptes fent les preguntes següents: És important aquesta tasca? Què passa si ho feu demà? Què passa si no ho feu en absolut? D'aquesta manera, podeu prioritzar fer les coses que realment necessiteu i no perdre el temps.
