S’elaboren els documents d’acompanyament per confirmar l’enviament del nombre de documents, mercaderies i altres valors materials que s’hi indiquen. A més, els documents adjunts relatius al transport de mercaderies poden contenir altra informació.
Carta de transmissió
Els documents oficials transmesos s’acompanyen gairebé sempre d’una carta de presentació. Conté les dades del remitent, el destinatari, una descripció dels documents i materials a enviar. També és aconsellable fixar-se en quants fulls consta el document enviat. La carta de presentació es redacta com a document separat en dos fulls, un dels quals queda a l’emissor. A les organitzacions, el número i la data de sortida s’estampen a les cartes de presentació. Aquestes mesures són necessàries per garantir que tots els documents siguin rebuts amb total seguretat pel destinatari. També és, en certa mesura, l’assegurança del remitent.
Documents d’acompanyament per al transport de mercaderies
En dur a terme el transport, els documents d’enviament serveixen com a documents d’acompanyament, així com un contracte de transport escrit. Es presenten en forma de lletra de ferrocarril per al transport ferroviari, una lletra de transport per aeri, una lletra de transport per carretera i un coneixement d’embarcament per al transport marítim.
La informació necessària sobre la càrrega (el seu nom, quantitat, mètode de determinació del pes, etc.), el remitent, el destinatari, la distància de transport i el seu valor s'introdueixen a la lletra de ruta. És el document principal de transport i determina la relació entre el remitent, el transportista i el destinatari.
El coneixement també és una garantia que confirma el dret del seu titular a disposar de la càrrega especificada al coneixement i rebre la càrrega després del seu transport. Sobre la base del document d’enviament, el transportista elabora un coneixement d’embarcament, en el qual el remitent indica el nom de l’emissor i el destinatari, la informació necessària sobre la càrrega enviada, la quantitat de transport (càrrega). Per la inexactitud de la informació i totes les conseqüències que s’hi associen, el remitent de la càrrega és responsable davant del transportista.
El coneixement de coneixement confirma l’acceptació de la mercaderia per al transport i l’acompanya durant tot el recorregut. A més, el transportista, juntament amb la mercaderia, el transfereix al destinatari.
Un coneixement d'embarcament de tots els tipus de transport, excepte el ferrocarril, s'elabora en tres o més exemplars de manera que cada part tingui una còpia del coneixement d'embarcament en cas de disputa.
El remitent de la càrrega ha de proporcionar al transportista, a més del coneixement, tots els documents necessaris per a les normes sanitàries, duaneres, de quarantena i altres.
