El treball d'oficina és una part important de les activitats de qualsevol empresa, que us permet guardar registres de tots els documents administratius i comercials. Hi ha un empleat o tota una unitat, les tasques del qual inclouen treballs d’oficina, a totes les empreses, independentment de la seva forma de propietat. El treball d’oficina lliurat amb competència és la garantia d’un treball ben coordinat de tota l’empresa i la seva ràpida resposta als canvis en les condicions del negoci i del mercat.
Per a què serveix l’oficina?
Tard o d’hora, després de l’inici de les activitats, qualsevol empresa s’enfronta a la necessitat d’organitzar el treball amb documents, que són l’eina bàsica de gestió, ja que amb la seva ajuda es realitza la transferència de pautes i es comuniquen les decisions de gestió. a un intèrpret concret. El sistema de treball d'oficina a l'empresa està dissenyat per garantir l'estandardització i uniformitat de la documentació, organitzar la seva comptabilitat i emmagatzematge per tal de facilitar el treball amb documents empresarials. Les funcions del sistema de treball d'oficina inclouen:
- Organització competent del flux de treball, que garanteix la ràpida transferència de documents pel camí més curt amb un mínim consum de temps, cosa que permet controlar el pas de qualsevol document i la seva execució a temps;
- un sistema automatitzat de registre i comptabilitat de tota la documentació entrant, sortint i interna;
- l'arxiu de documents, que permet sistematitzar-los segons criteris formals i formar-los en casos;
- creació d’una nomenclatura de casos - un sistema de codis segons llistes de capçaleres de casos, facilitant-ne la sistematització i determinant els períodes d’emmagatzematge d’arxius establerts per les normatives legislatives o de la indústria.
Si s’implementen totes aquestes funcions de treball amb flux de documents a l’empresa, podem dir que el sistema de treball d’oficina es depura i funciona com cal.
Aspectes organitzatius i legals
Qualsevol document que contingui les dades de l’empresa es considera un document comercial i, per tant, es determinen les conseqüències legals per a això, és a dir, aquest document ja es pot presentar als tribunals a l’hora de resoldre conflictes i contradiccions sorgits. Per tant, la realització del treball d’oficina s’ha de dur a terme sobre la base de documents regulatoris: instruccions especialment desenvolupades, verificades pel servei jurídic i aprovades pel cap de l’empresa. Aquesta instrucció no només és un manual, sinó també un document obligatori per a l'execució, de manera que totes les persones interessades han d'estar familiaritzades amb la signatura.
Els formularis de documents, d'acord amb els quals l'empresa desenvolupa les seves activitats, s'han de normalitzar. La composició de les dades que s’han d’indicar als formularis es determina d’acord amb GOST R 6.30-2003 “Sistemes de documentació unificada. Sistema unificat de documentació organitzativa i administrativa. Requisits per a tràmits . La mateixa norma també estableix requisits per al disseny de documentació empresarial i administrativa.
