Algunes empreses, en el transcurs del seu negoci, utilitzen cartes de port (model TORG-12). Aquests documents serveixen de confirmació del lliurament d’elements d’inventari. Com a norma general, s’emeten juntament amb factures. Aquests formularis s’anomenen documents justificatius, per això és molt important omplir-los correctament.
Instruccions
Pas 1
La lletra general sol constar de dues pàgines. A la primera veureu una secció tabular que, amb una gran nomenclatura, pot anar a la pàgina següent, on hi ha informació sobre les sol·licituds, les persones responsables i informació general sobre la càrrega (nombre de places, pes, etc.)).
Pas 2
En primer lloc, empleneu totes les dades de l'organització, és a dir, indiqueu l'expedidor i el proveïdor. Cal tenir en compte que són diferents, és a dir, si la vostra organització té departaments, cal que empleneu aquestes línies especialment. Per exemple, la vostra organització envia fusta des d'una divisió, el que significa que el nom, l'adreça i el número TIN especifiquen la divisió, però a la línia "proveïdor" heu d'indicar la seu central.
Pas 3
Feu el mateix amb els detalls de la contrapart. En cas que el pagador i el destinatari tinguin les mateixes dades, empleneu-les a les dues línies. Alguns comptables deixen una línia en blanc, però això no és cert.
Pas 4
A la part dreta veureu una petita placa en la qual heu d’indicar tots els codis, per exemple, OKPO. Després, indiqueu el número de sèrie del document i la data de preparació.
Pas 5
A continuació, procediu a omplir la secció tabular. Indiqueu el número, el nom del producte, la unitat de mesura, el codi d’OKEI (el podeu veure al llibre de referència). No cal indicar el tipus d’envàs. A continuació, empleneu els camps restants. Feu un resum a continuació.
Pas 6
Després de la secció tabular, veureu línies en què heu d'especificar el nombre de fulls de la factura, el nombre de peces de càrrega lliurades, diversos certificats de la mercaderia (si n'hi ha).
Pas 7
A continuació, empleneu el títol, la data i el signe. A la part dreta, el destinatari també ha de signar la data i, si cal, introduir el número i la data del poder. Els segells de les organitzacions han d’estar sempre a la carta de port.
