Tot i l’abundància de canals de comunicació, el correu electrònic continua sent el més fiable per als contactes comercials. El seu desavantatge evident abans del contacte verbal és que el destinatari simplement pot ignorar la carta. Per no escriure al buit, és important conèixer les regles de la correspondència per correu electrònic empresarial.
El tema és el cap
L’eficàcia de la correspondència de negocis electrònics depèn en gran mesura del tema adequat. Un cop desplaçat per la llista de missatges enviats, el destinatari probablement deixarà una carta sense assumpte al final de la jornada laboral, donant preferència a títols més importants.
L'assumpte en el format "d'Alexander", "per a Vitaly" i altres capçaleres abstractes només és adequat si el destinatari espera una carta i en una conversa recent se li ha informat de l'imminent enviament d'informació important. Per a la resta de casos, aquests temes són lamentables. No reflecteixen el motiu de l’apel·lació, l’essència de la carta i la importància.
Una frase ben definida de 2 a 4 paraules es considera un bon tema. Per exemple: "Projecte d'informe per aprovar", "Oferta comercial de LLC" Business-Trade "," Sobre el subministrament de pissarra "," Pissarra. Proposta de consideració ".
Independentment del propòsit de l’apel·lació, l’autor de la carta ha de tenir cura de cridar l’atenció. Per tant, apunta "Urgent!", "Director personal", "Important!" S'ha d'indicar a l'assumpte només en els casos en què el missatge tingui un grau de significació extrem, i no només per a l'emissor, sinó també per al destinatari. Si cada carta de la mateixa persona de contacte va acompanyada de signes d’atenció injustificats, el destinatari deixarà de respondre-hi i, en casos extrems, els enviarà a la llista negra o els redirigirà als subordinats.
Recurs
El correu electrònic hauria de començar amb un missatge. És imprescindible utilitzar el nom complet del destinatari i escriure'ls sense errors. Un destinatari atent que va notar un error ortogràfic en el seu nom, sens dubte, perdrà la confiança en l'autor de la crida i l'interès per continuar el diàleg.
Per evitar que això passi, fins i tot amb enviaments massius, no us heu d’oblidar de revisar el text de la carta de presentació abans d’enviar-la. Els errors amb més freqüència poden ocultar-se en acabar les majúscules en adreçar-se i escriure cognoms complexos. Independentment de l’estat del destinatari, és més correcte aplicar-lo per nom i patronímic, si no es coneixen, és permès utilitzar construccions tradicionalment neutres: "Bona tarda", "Hola". Si l’autor i el destinatari de la carta viuen en diferents fusos horaris, es permet l’apel·lació següent: "Bon dia", "Bona hora".
Aprecia el temps propi i aliè
El correu electrònic ha de ser breu, clar i sense detalls molestos o innecessaris. Aquesta qualitat és especialment important en els casos en què la correspondència electrònica serveix com a inici de la cooperació empresarial i no com a continuació.
En el primer paràgraf de l’apel·lació, l’autor s’ha de presentar si la correspondència no es va dur a terme prèviament o es va interrompre fa molt de temps. El disseny òptim per a això és la frase tradicional: “Us preocupa Vasily Kuznetsov, un empleat de Business Trade. M'agradaria continuar la nostra conversa sobre la consideració de la proposta de subministrament d'un canal”.
A més, l’oferta en si mateixa s’ha de presentar de la manera més succinta possible i, com a font d’informació ampliada, s’ha d’adjuntar una oferta comercial a la carta.
Tots els pensaments complets d’una frase s’han de dividir lògicament en paràgrafs, s’han d’introduir llistes, s’ha d’utilitzar adequadament el ressaltat i el subratllat en negreta, la qual cosa millora la percepció de la informació del lector i redueix el temps d’immersió en el tema. Normalment, un correu electrònic poques vegades conté més de 3-5 paràgrafs.
Construcció final
És raonable acabar els correus electrònics amb un comiat empresarial amb l'estil: "Amb els millors desitjos, …", "Atentament a vosaltres, …", etc. Però amb paraules de comiat com "Sempre vostre, …", heu de tenir la màxima precaució possible, ja que el to informal i la convergència excessiva poden ser ambigus per al destinatari.
La signatura ha d’anar acompanyada de les dades de contacte. És important indicar números de telèfon, fax, el lloc web oficial de l'organització que es representa, així com una adreça de correu electrònic de seguretat, perquè el destinatari veu l'adreça de contacte a la mateixa carta.
Els pensaments que apareixen en el procés de preparació d’un document no s’han de formalitzar en una postdata. Com ja sabeu, aquesta expressió d’idees tardanes per escriure només és adequada en la correspondència personal. I l’escriptura electrònica us permet modificar el contingut del text de l’apel·lació en qualsevol moment. Utilitzar en una lletra P. S. pot ser percebut negativament pel destinatari, que, sense raó, pot pensar que el destinatari es va dedicar el temps a incloure harmònicament informació addicional a la carta i va decidir limitar-se a una postdata ràpida.
