Actualment, cap empresa seriosa pot prescindir de la correspondència comercial, de manera que dominar les seves habilitats és extremadament important a la societat moderna. A més, aquestes habilitats són necessàries no només per als propietaris d’empreses, sinó també per als empleats normals que poden correspondre amb els socis de l’empresa.
Instruccions
Pas 1
Centreu-vos en el propòsit de la correspondència i enganxeu-vos a la carta. Per fer-ho, cal, en primer lloc, entendre que qualsevol comunicació persegueix la necessitat d'informar l'interlocutor o les seves conviccions. Depenent d’una situació particular, l’èmfasi es pot desplaçar cap a un costat.
Pas 2
Crear una imatge de negoci positiva als ulls de l’interlocutor. En cap cas, aquest pas s’ha de descuidar ni tractar amb negligència, ja que l’actitud formada envers l’emissor de la carta, fins i tot després d’una lectura superficial, romandrà durant molt de temps en la memòria del destinatari. La imatge empresarial d’una carta està influenciada per sis criteris principals, com ara: l’elecció correcta del tema de la carta, el temps de resposta a la carta, l’apel·lació personal correcta, que expressa el seu agraïment per la lectura de la carta, la finalització de la carta en un nota positiva i la signatura correcta de l’emissor.
Pas 3
Formeu una actitud de client fidel cap a vosaltres mateixos o la vostra empresa a la carta. Segons els venedors, aproximadament el 80% dels beneficis de la companyia provenen dels seus clients habituals, de manera que els seus requisits haurien de ser tractats amb especial cura. Per augmentar la fidelitat dels clients habituals, heu de controlar els tres punts següents de la carta: prestar atenció a les necessitats del client, utilitzar el vocabulari del destinatari al text de la carta i complir la lògica del destinatari. Només en estar més a prop del client, l’emissor podrà satisfer plenament els seus desitjos.
Pas 4
Dividiu la lletra en components semàntics. En aquest cas, sonarà més convincent per al destinatari. Hi ha tres components d’aquest tipus: informació sobre el que ofereix l’emissor, un missatge clar sobre com es beneficiarà el destinatari i arguments convincents per demostrar els punts principals de la carta.
Pas 5
Estructureu les frases de manera que corresponguin clarament a les normes de la llengua en què estan escrites. Aquesta funció ortogràfica afecta la percepció que la persona té de la informació. Organitzeu els membres de la frase en l’ordre més senzill acceptat per a un idioma concret. Les frases han de ser concises i fàcils d’entendre. Col·loqueu espais addicionals entre paràgrafs per facilitar al lector la comprensió de la informació.
