La cooperació amb socis estrangers ja s’ha convertit en la norma per a les empreses russes. Per tant, l’intercanvi de delegacions, que forma part del procés de treball, també és un fet força comú. Però si organitzeu els vostres socis estrangers o russos a l'empresa per primera vegada, haureu de tenir en compte diversos matisos perquè no interfereixin en l'establiment de contactes comercials i espatllin la impressió de la reunió.
Instruccions
Pas 1
S'ha d'enviar una invitació a reunir-se el més aviat possible, fins i tot si s'ha arribat a un acord preliminar. És un signe que valora molt el temps dels seus socis i que respecta la seva ocupació.
Pas 2
Quan es rebi la confirmació, especifiqueu el nombre de membres de la delegació que arriba. És millor que se us proporcioni una llista de convidats amb indicació de la posició i indicacions supervisades. Seleccioneu la composició de la vostra delegació d'acord amb aquesta llista, pel que fa al nombre, hauria de ser aproximadament la mateixa que la delegació de convidats. Parleu amb els convidats sobre quin idioma prefereixen comunicar-vos i tingueu cura d’un intèrpret, encara que els convidats vinguin amb el seu propi intèrpret.
Pas 3
Coneix l’àrea de responsabilitat i competència de cadascun dels teus convidats. Els socis estrangers, com a regla general, són molt estrictes a l’hora de mantenir la cadena de comandament oficial, de manera que cal tenir una idea clara de quins problemes estan autoritzats per comentar aquest o aquell convidat.
Pas 4
Prepareu i acordeu una llista de qüestions que haureu de discutir. Reuneix tots els materials i documents que puguis necessitar. Decidiu quins documents es signaran com a resultat de les negociacions i discutiu en quin mode es duran a terme: durada, pauses.
Pas 5
Trieu una habitació còmoda en funció del nombre de persones que assisteixin a la reunió. Cadascun d’ells hauria de tenir un lloc on allotjar-se còmodament, ja que entre pauses haurà de seure diverses hores. Assegureu-vos que durant la reunió, se serveixen te, cafè, galetes i que hi hagi gots i aigua mineral a les taules. Si a ningú li importa, no oblideu posar els cendrers.
Pas 6
Demaneu consentiment als vostres convidats per enregistrar l’àudio de la reunió, no es pot fer sense permís. Asseu els hostes davant de la porta d’entrada, aquest matís psicològic els permetrà no sentir-se estressats. Demaneu que no us distreu amb les trucades telefòniques externes durant les negociacions. Prepareu dietaris i bolígrafs per als hostes.
Pas 7
No obligueu els convidats a buscar-vos quan arribin al punt de trobada. Algú els ha de trobar al vestíbul de l’edifici i acompanyar-los a la sala on es duran a terme les negociacions.
