Un empleat del servei de personal de l’organització fa un extracte del llibre de treball sobre la base d’una sol·licitud escrita de l’empleat en un termini de tres dies hàbils. Aquesta disposició està recollida a l’art. 62 del Codi del Treball de la Federació Russa, així com la clàusula 7 de les Normes per mantenir i emmagatzemar llibres de treball, elaborar formularis de llibres de treball i proporcionar-los als empresaris, aprovats pel Govern de la Federació de Rússia amb data de 16.04.2003 núm 225 "Sobre llibres de treball".
L’extracte s’elabora al capçal de l’organització, si n’hi ha, i s’ha de certificar mitjançant la signatura del cap, així com el segell de l’organització. L'extracte ha de contenir la informació que s'indica a la portada, així com a les seccions "Informació sobre l'obra" i "Informació sobre l'adjudicació". Es proporciona gratuïtament un extracte del llibre de treball a l’empleat.
Quan es certifica el compliment de l'extracte amb l'original del llibre de treball, a sota de la "Signatura" requerida, es posa una inscripció de certificació que consta dels elements següents: la inscripció "True"; la posició de la persona certificadora; signatura personal de la persona certificadora; desxifratge de la signatura (inicials, cognom); data de garantia. L’organització pot utilitzar un segell fet especialment amb el text “Correcte. Inspector de recursos humans _ "o un altre text similar. Però fins i tot si hi ha un segell, la signatura del certificador s’ha de posar a mà. El segell i la signatura de l’oficial autoritzat demostren la exactitud de l’extracte del llibre de treball. La declaració també conté la data d’emissió i es fa notar que el document original es troba a l’empresa, institució.
