L'extracte conté la informació exacta especificada al document principal. A la pràctica, s’elabora en cas que la còpia sigui impossible, per exemple, quan es treballa amb documents confidencials. Quan compileu una declaració, heu de complir uns requisits especials.
Instruccions
Pas 1
No hi ha cap formulari unificat per a un extracte del document, per tant, en elaborar-lo, assegureu-vos de seguir la normativa i els documents interns de l'organització. Al document principal, seleccioneu els fragments de text que vulgueu veure a la declaració. Si voleu tornar-lo a escriure en la seva totalitat, no cal que seleccioneu res. En un full de paper en blanc a la part superior central del document, escriviu el nom de l'organització completament. A continuació, indiqueu el nom del document, per exemple, "Extracte de l'ordre núm. 12 de 01.02.2012".
Pas 2
Torneu a escriure la redacció exacta del document copiat. Per exemple, si es tracta d’un ordre, heu de reescriure l’enunciat del fragment, sense oblidar la paraula "Ordeno". Si esteu elaborant un extracte del protocol, escriviu la paraula "Decidit" o "Decidit". Si només copieu uns quants paràgrafs, assegureu-vos de mantenir la numeració (fins i tot si apareixen números continus). Recordeu que heu de reproduir completament el text original, sense afegir cap paraula, frase, ni tan sols canviar el final, és a dir, heu de citar el document.
Pas 3
El text principal ha d’anar seguit de la signatura de la persona que ha signat prèviament el document principal. Si elaboreu un extracte del protocol, ha de ser signat per tots els empleats que tinguin la signatura al document original. Just a sota, certifiqueu tota la informació amb la vostra signatura, indiqueu el vostre cognom, inicials i càrrec. No oblideu posar el segell de l'organització. Si el document és necessari per a ús intern, n'hi haurà prou amb posar un segell per al registre de documents.
Pas 4
Assegureu-vos de certificar el document amb el secretari o una altra persona autoritzada, que ha d’escriure "Correcte", indicar les seves inicials i signar. Sense aquesta redacció, el document no serà vàlid.
