Sovint cal confirmar l’autenticitat dels documents. Per exemple, quan viatgeu a l’estranger i sol·liciteu una feina allà, heu de confirmar el vostre diploma d’estudis. A més, de tant en tant cal confirmar l’autenticitat d’altres documents, inclosos els electrònics a Rússia. Tot i això, no tothom sap com fer-ho.
Sovint es produeix una situació en què cal confirmar l’autenticitat dels documents que es presenten en forma de duplicats o en forma de còpies o no corresponen al tipus habitual de registre.
En primer lloc, si aquests documents són russos interns i s’utilitzen dins del país, per exemple, un certificat de naixement o altres tipus de paper, podeu utilitzar els serveis d’un notari. Per fer-ho, necessitareu el document original amb el qual heu d’anar a la notaria per rebre totes les marques adequades. El notari comprovarà l'original i la còpia i el segell i signarà el document per confirmar.
A l’hora de verificar els documents, el notari comprova els detalls de l’original i les còpies, examina les dates de preparació o d’acceptació dels documents, verifica les signatures dels funcionaris i observa els segells. Les dificultats per confirmar l’autenticitat d’un document només es poden produir si una còpia del document proporcionat no correspon a la competència d’aquest organisme, la seva emissió es va cometre infringint la llei, etc.
Cal tenir en compte que, per realitzar un procediment com la comprovació de l’autenticitat d’un document, haureu de pagar una taxa per l’import fixat a la notaria.
Si necessiteu confirmar l'autenticitat dels documents emesos a l'estranger, necessitareu un esquema lleugerament diferent. Entre els documents que requeriran la confirmació de l’autenticitat en aquesta situació hi ha un certificat de matrimoni, documents sobre educació rebuda a l’estranger, etc. Podeu demostrar l’autenticitat d’aquests papers mitjançant una postil·la. Es tracta d’una mena de traducció notarial d’un document, que es confirma amb els segells necessaris, les signatures i una indicació de la persona que ha certificat la veracitat de la informació.
Per obtenir una postil·la, cal presentar-se als organismes oficials amb la sol·licitud corresponent, presentant un document d’identitat. Definitivament, necessitareu un rebut per al pagament del deure estatal pel registre d’apostil·la. Aquesta autenticació serà necessària per a cada document que confirmeu.
Cal tenir en compte que per als documents que exportareu a altres països membres del Conveni de l’Haia, també haureu d’emetre una postilla sobre els documents, només a Rússia.
També es pot comprovar que els documents electrònics són autèntics: aquesta perspectiva és d’interès per a molts empresaris que passen a fer negocis a Internet. Per a això, s’utilitza una signatura digital electrònica, que garanteix l’autenticitat del contracte, redactada en un ordinador, però no impresa. Avui en dia no és tan difícil fer una signatura tan digital. Però simplificarà significativament el procés de flux de documents entre les dues empreses i estalviarà diners en un missatger que sol portar documents per a la signatura.
