El treball d’oficina ben organitzat en una organització o empresa permet mantenir els documents en ordre i controlar-ne el moviment en qualsevol moment. Si l'activitat de la vostra empresa està relacionada amb la celebració de contractes, feu un diari adequat de la seva comptabilitat. Una revista ben dissenyada permetrà registrar els detalls dels documents i la seva cronologia.
Necessari
- - un diari per enregistrar documentació;
- - materials que s'han de gravar;
- - ploma estilogràfica;
- - llapis;
- - tisores;
- - regle;
- - paper;
- - fils;
- - agulla;
- - cola.
Instruccions
Pas 1
Cerqueu un formulari convenient per guardar un llibre de registre. Al mateix temps, procedeu de les necessitats urgents de l'organització i de les peculiaritats del treball d'oficina. Darrerament, les formes electròniques de comptabilitat de documentació s’han estès, però no sempre són convenients a l’hora de familiaritzar-los amb els gestors. En el cas més senzill, podeu elaborar un diari de comptabilitat en un bloc de notes estàndard de gran format.
Pas 2
Numereu les pàgines de la revista posant números seqüencials a la part inferior o superior de cada full. Cosir tot el bloc de pàgines amb fil fort, dirigint els extrems més enllà de la darrera pàgina de la revista. Escriviu en un petit tros de paper quants fulls conté el llibre. Enganxeu aquesta etiqueta a l’última pàgina seguida, passant els extrems del fil per sota, lligats en un nus. Quan la cola s'assequi, poseu aquí el segell dels documents i la signatura de la persona que va emetre la revista.
Pas 3
Comenceu a dissenyar la pàgina de títol. Escriviu el nom de la revista a la part frontal de la revista, per exemple, "Contract journal". Incloeu a la descripció el nom de l’organització (empresa) i les seves dades principals. Deixeu dues línies per a les dates d’inici i finalització de la revista. Tota aquesta informació no es pot introduir a mà, sinó preimprimir-la en una impressora i després enganxar-la perfectament a la portada de la revista.
Pas 4
Dividiu les pàgines de treball de la revista en tantes columnes com calgui per obtenir una descripció completa dels documents que cal enregistrar. Assegureu-vos de proporcionar columnes per al número de sèrie, la data de recepció del document, la conclusió del contracte, la publicació de la comanda, etc. Deixeu una columna independent per obtenir una breu descripció de l'essència del document i del seu contingut principal. Proporcioneu també un lloc per a la signatura de la persona que va rebre el document per a la seva execució.
Pas 5
Si cal, registreu el diari a l’oficina (secretaria), assignant-li el número adequat i altres dades. Després del procediment de registre, es pot utilitzar el diari comptable per al propòsit previst.
