El registre de documents és un procés que s’expressa en la fixació de credencials sobre un document concret quan s’envia, es rep, es crea. Actualment s’utilitzen formes de registre de documents, revistes, targetes i automatitzats.
El registre intern de documents és una part integral de les activitats de qualsevol organisme estatal o municipal, institució, organització comercial o empresari individual. A la pràctica, aquest procés es redueix a fixar la informació bàsica sobre el document en un format especial que s’utilitza per al registre intern.
En aquest cas, no només els documents entrants i sortints solen estar subjectes a registre intern, sinó també a documents creats a la pròpia organització (per exemple, contractes amb contraparts). Les responsabilitats del registre de documents se solen assignar a un secretari o secretari; en grans organitzacions es creen departaments sencers per optimitzar aquest procés.
Quins són els formularis de registre intern de documents?
La forma més habitual de registre intern de documents continua sent el registre de la revista. En aquest cas, la informació sobre els documents s'introdueix en un diari especial, dividit en diverses columnes. Assegureu-vos d’introduir dades sobre la data de recepció, enviament o creació del document, es registra el seu número de registre, el nom i la seva breu descripció.
Un formulari alternatiu és el registre de documents amb targeta, en què s’introdueix la informació sobre cada document en una targeta separada, les regles per emplenar que s’aproven per endavant. Finalment, es considera que la forma més progressiva és el registre automatitzat de documents, que minimitza la paperassa.
Quina és la forma més convenient per a l'organització?
El formulari de registre de registre intern de documents es pot utilitzar eficaçment en organitzacions petites, on un especialista és responsable de la implementació dels procediments pertinents. L’inconvenient d’aquest formulari és que no és possible que diversos empleats treballin simultàniament en el registre de documents, de manera que no és adequat per a les grans empreses. A més, en presència de diverses revistes de registre de documents (per exemple, en diferents departaments), sovint sorgeix confusió amb les seves dades de registre.
Aquests desavantatges es superen mitjançant el formulari de targeta de registre intern, que us permet registrar de forma ràpida i eficient informació sobre qualsevol nombre de documents. Si l'objectiu de l'empresa és minimitzar els tràmits, es recomana utilitzar un formulari de registre intern automatitzat que requereixi programari especialitzat.
