Necessiteu urgentment un document, però no recordeu on el vau posar? Porteu l'ordre a la vostra oficina, organitzeu-ho tot en carpetes numerades; això us facilitarà la feina.
Posem les coses en ordre als diaris
Si hi ha pocs documents i es relacionen amb un àmbit d’aplicació, cal posar-los tots en un sol lloc, preferiblement en una carpeta. Però, com a regla general, no n'hi ha prou amb una carpeta, n'hi hauria d'haver diverses. Per exemple, una carpeta amb els documents constitutius d’una empresa, per a cartes, contractes amb proveïdors, etc.
Amb l'expansió de l'empresa, el nombre de carpetes augmenta. És possible que no necessiteu un, sinó diversos prestatges. I després apareixen els empleats que tindran el seu propi flux de documents i les seves carpetes. És a dir, la primera regla d’ordre és la distribució de documents en carpetes temàtiques, que haurien d’estar en un prestatge.
Ara la indústria produeix safates horitzontals i verticals. Són molt pràctics, ocupen poc espai, s’adapten bé a la taula i permeten tenir a mà tots els documents bàsics i d’ús freqüent sense necessitat de comprar mobles nous.
Registre
Si hi ha molts documents, podeu fer un registre especial (diari de registre) per a ells o diversos. Per exemple, registres de documentació entrant i sortint. Contenen la data de registre i el número de document entrant (sortint), el seu breu contingut i / o nom i on s’envia el document (a quin departament, a quin funcionari s’ha lliurat, a quina carpeta es troba, etc.)).
Per a una part o per a totes les carpetes, si hi ha molts documents i moltes carpetes similars (dins del significat), és possible que necessiteu un registre de documents a cada carpeta, és a dir, una llista d'ells, que està niat o d'alguna manera s'adjunta a al mig de la carpeta. A cada document se li pot assignar un número (si no hi era abans) o donar-ne el vostre. Llavors no haureu de fullejar tots els documents, sinó que només heu de mirar-ne la llista i, a continuació, agafar el número necessari.
Col·loqueu els documents a les carpetes, safates i prestatges adequats, inicieu-los a temps i trobareu tot de forma ràpida i senzilla.
Mantenir ordenat el lloc de treball
Cal mantenir el lloc de treball en ordre. Intenteu netejar la taula diàriament o almenys un cop cada pocs dies. Podeu deixar els documents necessaris sobre la taula, posar la resta a carpetes, a safates i prestatges i, si els heu pres a algú, retornar-los. Només si el doneu, és millor recordar bé qui o fins i tot anotar-lo.
I finalment. Una persona els documents de la qual sempre estan al seu lloc, es poden trobar i portar fàcilment a temps, sempre en bon estat amb les autoritats. Us ho desitgem de tot cor.
