En el transcurs de l'activitat econòmica de l'organització, els gerents poden afrontar aquestes situacions quan, per alguna raó, es perden documents primaris. En aquest cas, l’empresari ha de recuperar tots els documents perduts. Si no es fa això, l'oficina tributària pot portar el gestor a responsabilitat administrativa.
Instruccions
Pas 1
Primer de tot, determinar el motiu de la pèrdua de documents. Per exemple, si la documentació es va perdre en cas d'emergència (incendi, inundació, etc.), feu un inventari. Per fer-ho, designeu els membres de la comissió d’inventari, el moment de la inspecció i designeu l’objecte d’inventari amb un document administratiu. A la comanda, també heu d’indicar el motiu de la verificació dels documents primaris.
Pas 2
Al final de l’inventari, redacta una acta i aprova-la amb la signatura del cap. Si hi va haver un incendi, obtingueu un certificat del cos del servei estatal de bombers; si hi ha una inundació, obtingueu la confirmació del Ministeri de Situacions d'Emergència.
Pas 3
Si els documents falten o han estat destruïts per algú, haureu de designar una comissió per investigar. Ha d’incloure representants de les autoritats investigadores, guàrdies de seguretat i altres persones responsables. Quan robeu documents, assegureu-vos de contactar amb la policia.
Pas 4
En el procés d’inventari, feu una llista dels documents perduts. Recordeu, ha de ser precís. Per exemple, heu perdut les factures. En aquest cas, heu d’indicar els seus números i dates. Verifiqueu la llista de documents amb el cap i el comptable en cap.
Pas 5
Envieu una notificació al vostre servei fiscal sobre la pèrdua de documents principals. Adjunteu a la carta còpies de documents que confirmen el fet de la pèrdua. Adjunteu també una còpia del vostre inventari. Certifiqueu tots els documents amb el segell de l’organització i la signatura del cap.
Pas 6
A continuació, restaureu els documents perduts. Per fer-ho, podeu utilitzar la versió electrònica de comptabilitat. Si necessiteu restaurar els documents primaris rebuts de contraparts, empleneu una carta a la seva adreça amb una sol·licitud per duplicar els formularis. Tots els documents han d’estar signats per persones responsables i segells de les organitzacions.
