Els documents de sortida són cartes oficials que l’organització envia a destinataris externs (proveïdors, consumidors, autoritats reguladores, etc.) o companys d’altres ciutats. Com a regla general, dos empleats comparteixen la responsabilitat de gestionar aquesta correspondència: el compilador i el secretari. El primer s’encarrega de preparar i acordar el text. El segon registra la carta, envia l'original a la seva destinació i emmagatzema una còpia del servei.
Necessari
- - Forma de l'empresa;
- - l'ordinador en què està instal·lat l'editor de text;
- - Registre de registre de documentació de sortida.
Instruccions
Pas 1
Si sou un compilador
Prepareu un esborrany de document. Les cartes de sortida poden ser proactives i sensibles. En el primer cas, inicieu (inicieu) correspondència amb una altra organització o una persona específica sobre qualsevol tema oficial. La carta de resposta ha de contenir la informació corresponent a la sol·licitud rebuda.
Pas 2
Imprimiu la carta per duplicat al capçal de la vostra organització. Assegureu-vos que la part superior del document, l'anomenada "capçalera", tingui el format correcte. A més de les dades de l’empresa, ubicades al formulari de la dreta, inclou les dades del destinatari i la capçalera de la carta.
Pas 3
A l'extrem superior esquerre, escriviu el títol, les inicials i el cognom de la persona a la qual va destinat el document, l'adreça d'una organització o d'una persona. El procediment per especificar informació ha de ser exactament el mateix, per exemple:
"Al director general de LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, despatx catorze, Saratov, 109235.
Pas 4
A la dreta, a sota de les dades de la vostra organització, col·loqueu el títol de la carta. Ha de ser breu, reflectint clarament el contingut del text. Per exemple: "En realitzar una inspecció programada de l'estat sanitari d'un edifici" o "En proporcionar informació sobre cases que necessiten reparacions importants".
Pas 5
Comenceu el text principal dirigint-vos al destinatari i especificant el motiu pel qual se li ha enviat aquesta carta. Per exemple: “Benvolgut Ivan Ivanovich! Us informem sobre una inspecció programada de l’estat sanitari de l’edifici llogat el 14 de gener de 2011”.
Pas 6
Si hi ha fitxers adjunts al document de sortida, enumereu-los després del text principal, per exemple: “Fitxer adjunt en 3 pàgines. en 1 exemplar. A la part inferior de l’última pàgina del text s’ha d’indicar l’originador del document. Com a regla general, l'autor de la carta escriu el seu cognom, inicials i telèfon de treball més petit que el tipus de lletra principal.
Pas 7
Consulteu la carta amb els responsables de la presa de decisions de la vostra organització en qualsevol direcció. Per exemple, un comptable avala els documents relacionats amb la despesa de fons i un advocat signa les respostes a una sol·licitud de l’oficina tributària. Els empleats de l’organització que aproven la carta posen les seves signatures personals amb una transcripció a la segona còpia al final del text, a sota del lloc per al visat del cap. Després de rebre les aprovacions necessàries, el cap de l'organització signa el document de sortida.
Pas 8
Envieu el document acordat i signat al secretari. Si voleu conservar una còpia, imprimiu-ne una altra. Demaneu al secretari que hi posi un número de sortida.
Pas 9
Si sou empleat
Accepteu la carta de sortida de l’originador. Comproveu la disponibilitat i la correcció de les dades principals, els visats d’aprovació, la informació sobre el creador i la signatura del gestor. Presteu atenció a la presència d’adjunts adjunts a la carta.
Pas 10
Anoteu la informació sobre el document al registre de correu de sortida. Si la vostra organització ha canviat a la gestió de documents electrònics, seguiu les instruccions per mantenir la base de dades. No hi ha regles de registre estrictes per a un diari de registre en paper tradicional. Tanmateix, a la pràctica, s’utilitza amb més freqüència una taula amb les columnes següents:
- la data;
- número del document de sortida;
- destinatari;
- resum (títol);
- l’originador del document;
- nota.
Pas 11
El número de sortida es forma de la següent manera. Primer, especifiqueu el número de llista de valors de la carpeta on s’emmagatzemen les còpies dels missatges sortints. Escriviu el número de sèrie d’una lletra concreta mitjançant un guió o una barra inclinada. Obtindreu: "01-14-256" o "01-14 / 256", on 01-14 és el número de cas, 256 és el número del document.
Pas 12
Introduïu el número de sortida a la línia especial del formulari. Per a una carta de resposta, assegureu-vos d’indicar també el número del document entrant al qual s’associa. Segellar la primera còpia de la carta (sense visats d’aprovació) en un sobre i enviar-la al destinatari. Arxiveu una còpia del document a la carpeta de fitxers adequada.
