L’emmagatzematge adequat de la documentació evitarà problemes per trobar els contractes adequats. Després de dedicar una mica de temps a la presentació de valors, estareu segurs que els necessaris sempre estaran a l'abast de la salut.
Instruccions
Pas 1
Per trobar fàcilment el document que necessiteu, feu un llibre comptable. Doneu un número al contracte i introduïu-lo en aquest quadern. A més del número de sèrie, anoteu la data de la celebració del contracte. La línia de la revista hauria de tenir aquest aspecte: 1. Contracte núm. 987DL de data 23.03.2010. Al costat, a les notes, indiqueu l'essència del contracte, si l'estil corporatiu d'arxiu ho requereix.
Pas 2
Creeu per a cada persona jurídica, si n’hi ha diverses a l’organització, el seu propi registre de documents. Utilitzeu símbols convencionals per denotar-los. Per exemple, introduïu els contractes de LLC "Funny Pictures" com a 987ВК. I els contractes de OJSC "Murzilka" marquen 987M. Assigneu números estrictament per evitar confusions.
Pas 3
Arxiveu el contracte en una carpeta només després que hagi passat per totes les fases d'aprovació, hagi estat signat pels directors generals d'ambdues parts i s'hagi posat tots els segells. Trieu carpetes de tapa dura per protegir els vostres documents. Creeu una carpeta independent per a cada persona jurídica.
Pas 4
Per inserir el contracte a l’enquadernador, traieu amb cura el clip que connecta els fulls. Feu forats nous amb un foradat. Introduïu el document en una carpeta i assegureu-lo amb rodetes de metall. Separeu un contracte d’un altre amb un full A4 en blanc.
Pas 5
Hi ha una altra manera d’arxivar documents. Compreu un conjunt de fitxers transparents. Col·loqueu cada contracte en una portada independent i fixeu-lo en una carpeta.
Pas 6
No inseriu massa contractes en una carpeta, ja que els fulls poden arrugar-se. L'aglutinant s'ha de tancar fàcilment perquè el paper no s'obri.
Pas 7
Deixeu un prestatge separat al bastidor per emmagatzemar carpetes amb documents. Al final de la carpeta, indiqueu l’any i la persona jurídica per a la qual es fan els contractes. D’aquesta manera podreu trobar ràpidament els contractes que necessiteu, si cal.
Pas 8
No cal guardar carpetes amb documents conclosos fa tres o quatre anys. Poseu-los en caixes de cartró ajustades, signant l'any i l'entitat jurídica propietària del contracte. Envieu els paquets al magatzem. Cerqueu una zona d’emmagatzematge en sec. La humitat pot matar els valors.
