És important que qualsevol organització empleni correctament i mantingui registres estrictes de tots els documents. Això és necessari tant per al treball intern de l’empresa ben coordinat com per a l’èxit de l’auditoria externa. Per exemple, si la vostra empresa utilitza formularis d’informació estrictes, haureu de saber com fer-ne comptes adequadament.
És necessari
- - formularis d'informes;
- - llibre de registre de formularis.
Instruccions
Pas 1
Esbrineu quins articles pertanyen a formularis d’informació estrictes (SSO). Els SRF són aquests documents que poden substituir un rebut de caixa registradora. Aquests inclouen bitllets, vals, rebuts diversos, etc. Tots ells s’han d’utilitzar i tenir en compte segons normes especials.
Pas 2
Feu un llibre de capçalera. Ha de consistir en fulls separats amb números de pàgina posats. Les pàgines s’han d’enquadernar amb fil, que s’ha de fixar amb paper enganxat a la part posterior del llibre. El segell de l'organització ha de figurar al paper i de manera que la inserció de noves pàgines del llibre i la supressió de les mateixes fossin impossibles sense vulnerar la integritat del segell. A més, al costat del segell de l’organització hi hauria d’haver el nom i la signatura de l’empleat responsable. També s’indica el nombre de pàgines del llibre comptable per tal d’evitar l’eliminació i la substitució de fulls de dades.
Pas 3
Empleneu el llibre correctament. Ha de contenir totes les formes d'informes estrictes, així com els seus números, sèries i noms. El millor és registrar aquestes dades en forma de taula. També hi ha una forma de comptabilitat oficialment acceptada, que es pot esbrinar en diverses ordres del Ministeri d’Hisenda. Però aquest formulari és opcional. Per exemple, podeu registrar el nombre de formularis diàriament, o amb menys freqüència, en funció de l'entorn operatiu de l'organització. El llibre indica el nombre de formularis disponibles i com es van rebre i enviar. Cadascun d’aquests esdeveniments està certificat per la signatura de l’empleat responsable d’emmagatzemar aquesta documentació. Amb ell s’ha de celebrar un acord de responsabilitat especial. A l’hora de transferir la documentació, s’elabora un acte especial que normalment es guarda juntament amb el llibre comptable.
Pas 4
Guardeu periòdicament registres de formularis d’informació estrictes, comprovant-ho amb el llibre. Durant l’inventari s’ha d’elaborar un inventari que també s’ha de conservar junt amb el llibre.
