En el curs de l’activitat econòmica, els líders de les empreses conclouen diferents contractes amb proveïdors i compradors. Per tal de poder fer un seguiment de la durada d’aquestes normatives, algunes organitzacions utilitzen els anomenats registres de contractes. En general, el concepte de "registre" significa un registre determinat de registre de documents entrants i sortints. Com es crea una base de dades d’aquest tipus?
Instruccions
Pas 1
En primer lloc, heu de decidir quina informació voleu veure al registre, és a dir, ressaltar els criteris més importants per a vosaltres mateixos. Després, en un diari que es pot fer tant en Excel com amb un quadern ordinari (preferiblement format A4), feu una taula.
Pas 2
Si us heu aturat al segon mètode, primer traqueu la pàgina de títol. Escriviu-hi les dades de l’organització, és a dir, INN, KPP, OKATO, domicili legal i el cap de l’organització. Al mig, escriviu "Registre de contractes per (especifiqueu el període)".
Pas 3
A continuació, al següent full, feu una taula formada per sis columnes. A la primera columna, indiqueu el número del contracte celebrat amb la contrapart, a la segona, la data del document legal reglamentari, i a la tercera, la data del seu venciment.
Pas 4
A continuació, indiqueu el nom de la contrapart, el contractista i l'objecte del contracte, per exemple, el desenvolupament de programes comptables. Opcionalment, podeu indicar l'import del contracte, si hi ha un acord addicional i altres condicions. Per regla general, els contractes s’introdueixen per ordre cronològic. Un cop finalitzat el període, és aconsellable llampegar, numerar i signar el document amb el cap de l'organització. Després, entregueu el registre a l'arxiu.
Pas 5
A més, per compilar registres, podeu utilitzar un programa especialment desenvolupat, que s'anomena "Registre de contractes". Us permet fer un seguiment dels pagaments contractuals, la data de caducitat d’aquests documents, així com mantenir registres dels imports pagats. El programa genera automàticament llistes que després d’expirar el període podeu imprimir en paper.
Pas 6
Podeu aturar-vos en el tercer mètode, és a dir, mitjançant el programa Excel. Les columnes de la taula poden tenir un contingut aproximat, com quan s’utilitza el primer mètode. Al final del període, imprimiu el registre i doneu-lo al comptable en cap perquè el signi.
