A l'era de la tecnologia informàtica, els socis es comuniquen cada vegada més de manera remota, preferint no perdre el temps en reunions i negociacions personals. Per tant, no és d’estranyar que la correspondència laboral no tingui cap importància en la vida d’un gerent modern. Mantenir-ho bé és tasca de tots els treballadors d’oficina.
Instruccions
Pas 1
Si a la feina heu de comunicar-vos amb clients o proveïdors, és clar que sovint heu d’escriure cartes formals. Això no és tan fàcil com sembla a primera vista: la correspondència empresarial està plena de molts esculls, que han de passar per alt per mantenir la vostra reputació com a soci competent. Si no és possible fer un curs sobre art de la correspondència empresarial, seguiu les regles següents.
Pas 2
La carta oficial s’ha de registrar. Feu-ho abans de començar a compilar-lo i poseu el número a l'espai previst per a això (normalment a l'extrem superior esquerre, sota el logotip de l'empresa, si n'hi ha). Especifiqueu el destinatari a l'extrem superior dret. Comenceu pel títol i poseu-hi el cognom (o els cognoms si la lletra està pensada per a més d'una persona). Les posicions s’han d’enumerar en un ordre jeràrquic, és a dir, primer arriba, per exemple, el director, després el seu adjunt, després els caps de serveis i departaments.
Sota els noms dels destinataris, indiqueu el títol i el nom del remitent. No ho oblideu: la preposició "de" no s'utilitza en aquest cas; aquest és un dels errors més habituals. A continuació, indiqueu el tema de la carta i la data en què es va compilar. El tema de la carta hauria de deixar clar de què parlarà aquest document; exposar-ho de manera clara i clara.
Pas 3
El text de la carta comença amb una apel·lació. Si s’adreça a una persona, sol·liciteu-lo pel nom i el patronímic o, alternativament, pel cognom: "Benvolgut senyor Ivanov". En cap cas, no permeteu la familiaritat a la carta, fins i tot si esteu familiaritzat amb el destinatari i teniu una relació "amb una cama curta" amb ell. Recordeu que es tracta d’un document oficial, que s’ha d’arxivar a l’arxiu i que es pot fer servir a la feina fins i tot diversos anys després.
El text de la carta ha de ser clar i entenedor. No escampeu "pensaments al llarg de l'arbre", no ompliu la carta amb detalls innecessaris, no citeu fets coneguts. Res no és més molest que perdre el temps llegint un document, el significat del qual es pot dividir en 4 frases, però cal llegir 4 fulls. Formuleu les vostres propostes de manera breu i comprensible, si necessiteu explicacions, poseu-les en forma d’adjunt i adjunteu-les a la carta.
