Fins i tot en petites empreses, periòdicament és necessari formalitzar per escrit les instruccions del cap i, per regla general, en aquests casos, s’emeten ordres. La necessitat de fer canvis als actes locals emesos prèviament pot ser causada per diversos motius interns i externs, però, en qualsevol cas, aquestes esmenes s’han d’elaborar correctament.
Instruccions
Pas 1
Ordre: un acte local, que formalitza una ordre obligatòria, una ordre del cap (cap) de l'empresa, dirigida als subordinats. A més, l'ordre pot determinar un procediment permanent, per exemple, una ordre "En celebrar un concurs per ocupar llocs vacants" o aprovar o promulgar un altre document normatiu intern, per exemple, una ordre "Aprovar la política comptable d'una organització."
Pas 2
A les grans empreses, pot estar en vigor un document especial "Treball d'oficina" que contingui les regles de publicació, registre i el procediment per modificar les ordres d'una organització en particular. Tanmateix, aquesta ordre no existeix a tot arreu i, en aquest cas, s'ha de fer referència a les regles generalment acceptades de flux de documents.
Pas 3
Així, les modificacions de la comanda només es poden fer emetent un document similar en vigor. Dit d'una altra manera, els canvis a l'ordre s'han de formalitzar mitjançant l'ordre "Sobre les modificacions de l'ordre núm. … de …".
Pas 4
Només una persona autoritzada en virtut de la seva posició oficial i amb l’observança obligatòria de les normes de subordinació pot signar un acte (ordre) de modificació de l’ordre. És a dir, per ordre del cap del departament, no es poden fer canvis a l’ordre del cap de l’organització, però la situació contrària és força possible.
Pas 5
Les comandes s’emeten, com a norma, al capçal de l’organització, si n’hi ha. Al centre de la línia o a la dreta, s'escriu la paraula "Ordre", que indica el tipus d'acte del líder.
A continuació, indiqueu el nom de la comanda ("Sobre les modificacions a …..").
A la part introductòria, és possible designar els objectius dels canvis en un document publicat prèviament, per exemple, "Per tal d'optimitzar el treball de registre dels accidents laborals, és possible ordenar:..".
A continuació es mostra el text de l’ordre de modificació, on heu d’enumerar clarament tots els punts del document principal als quals s’estan fent els canvis. Si alguna part del document principal es canvia completament, indiqueu que "tal o tal punt (o paràgraf, etc.) s'haurà de fer constar a la següent edició: …".
Pas 6
A més, especifiqueu a l'ordre la data d'entrada en vigor dels canvis, indiqueu els funcionaris (podeu indicar els noms) que participen en l'execució de l'ordre i el mètode per atreure'ls. I, en conclusió, indiqueu els responsables de l'execució de l'ordre.
Si es fan canvis periòdics a la comanda (sovint es modifica la legislació, aquestes són les característiques de les activitats de producció de l’empresa), es recomana determinar al document principal el procediment per fer-hi canvis.
