Una nota explicativa és un document d’informació d’ús oficial, elaborat per un subordinat i dirigit al supervisor immediat. Com a norma general, les notes explicatives contenen informació fets que expliquen l'acte de l'empleat que va en contra de la disciplina laboral. Per tant, un empleat que no es presenti a treballar per malaltia ha d’elaborar una nota corresponent al gerent.
Instruccions
Pas 1
En redactar una nota explicativa, tingueu en compte que el seu text pot ser arbitrari, però el disseny general ha de complir la norma generalment acceptada. Consulteu amb el departament de comptabilitat de l'empresa si l'organització té requisits especials per a aquests documents. Pregunteu si haureu de registrar la nota.
Pas 2
En un full blanc de format A4 (si l’empresa disposa d’un formulari estàndard per a una nota explicativa, utilitzeu-la) escriviu o escriviu a mà a la capçalera (títol) la posició i el nom complet del gestor a qui s’adreça la carta explicativa, introduïu les vostres dades a continuació en el mateix format. Al centre del full, escriviu el nom del document: Nota explicativa i, a continuació, completeu la part principal.
Pas 3
Indiqueu a la primera part de la nota el component de fet del cas, és a dir, l’absència en el lloc de treball d’un tal o tal número (o de tal i tal a tal o tal). A la segona part, descriviu el motiu de la violació de la disciplina laboral: anar al metge, trucar a l’ambulància a casa, ingressar-hi, etc. Indiqueu el nom de la malaltia. Segons els estàndards ètics, no cal entrar en detalls, però el nom general ha d’estar present, per exemple: infecció vírica, malaltia crònica del tracte gastrointestinal, malaltia autoimmune, càncer.
Pas 4
Anoteu al final de la nota de malaltia que s’adjunta la prova documental de les vostres paraules (baixa per malaltia). Si el motiu de l’absència al lloc de treball va ser la malaltia del nen, també adjunteu la baixa per malaltia a la nota explicativa. En el cas que no es disposa del document requerit, descriviu el motiu de l'absència de baixa mèdica i indiqueu la data en què es presentarà aquest full al departament de comptabilitat. Incloeu un número i una signatura manuscrita a la nota, fins i tot si el text mateix s’ha escrit a l’ordinador. Mostrar la nota a la secretària, on se li assignarà un número de registre.
