A cada empresa on es produeixi el flux de caixa, s’han de conservar els documents de caixa. Un d’ells és el llibre de caixa, en què la caixa de l’organització introdueix informació sobre les transaccions en efectiu. La forma d’aquest document s’aprova mitjançant el Decret del Comitè Estadístic d’Estat i està unificada.
Necessari
- - forma del llibre de caixa;
- - documents de l'empresa;
- - Comandes d'efectiu entrants i sortints;
- - el segell de l'organització.
Instruccions
Pas 1
La portada del llibre de caixa ha de contenir el nom de l’empresa d’acord amb la carta, un altre document constitutiu o les dades personals d’una persona registrada com a empresari individual (si l’empresa té la forma organitzativa i jurídica adequada), així com el nom del departament (unitat estructural) en què es troba aquest document.
Pas 2
A la pàgina de títol del formulari núm. KO-4, escriviu el nom de l'empresa, servei (departament) on es realitzen les transaccions en efectiu. Especifiqueu el període (mes i any) durant el qual s’omple el llibre de caixa.
Pas 3
A cada full del llibre de caixa, heu d’indicar la data (mes, dia, any), així com numerar les pàgines. A la primera columna del formulari, introduïu el número del document de caixa (rebut o comanda de despesa). A la segona columna, indiqueu el nom del comprador o proveïdor d’acord amb els documents constitutius de l’empresa o el cognom, inicials d’un particular, si l’OPF de la contrapart és un empresari individual.
Pas 4
A la tercera columna, escriviu l’entrada comptable corresponent a la transacció en efectiu completada (número del compte corresponent, subacompte). La quarta columna està destinada a escriure l'import del rebut, si els fons han arribat a la caixa de l'organització. Cinquè: per indicar l'import de la butlleta de despesa, si es van emetre diners als empleats (pagament de salaris, pagues de vacances, dietes de viatge) o als proveïdors com a pagament a la factura.
Pas 5
Es copia cada full. S’indica la quantitat de fons al principi del dia, total i al final del dia. S'ha assignat una línia separada a la quantitat de diners per a salaris, pagaments socials. Al final del dia, el caixer posa la seva signatura, indica el cognom, inicials. El nombre d’ordres entrants i sortints s’ha d’introduir amb paraules i lliurar-lo al comptable.
Pas 6
Al cap d’un mes, tots els fulls del llibre de caixa es numeren i s’enllacen. A l'última pàgina es posa el segell de l'empresa, s'indica el nombre de pàgines numerades i encaixades i la data. El llibre està certificat amb les signatures del director de l'empresa i del comptable en cap (indicant les seves posicions, dades personals).
