Quan es prepara un projecte conjunt entre diferents organitzacions o divisions d'una empresa, sovint és necessari discutir detalls i condicions individuals per a la seva implementació. En aquest cas, es posa en marxa un mecanisme de coordinació que permet, tenint en compte els interessos de les parts, elaborar una posició comuna en tota la llista de qüestions. El disseny d’aquesta carta està subjecte a les lleis generals del treball d’oficina, però té algunes particularitats.
Instruccions
Pas 1
Prepareu una llista de qüestions a acordar. Com a regla general, una carta que conté aquestes condicions és un document independent anterior a la celebració del contracte principal. En alguns casos, es pot utilitzar com a document intern necessari per desenvolupar una solució general i que requereixi la confirmació de l’elegibilitat de diferents serveis (seguretat, legal, financera, disseny, etc.). En altres casos, està preparat per debatre qüestions controvertides amb organitzacions associades en el treball d'un projecte conjunt.
Pas 2
Per redactar una carta d’apel·lació a una contrapart, necessitareu les seves dades i les mateixes condicions subjectes a acord. Comenceu la carta especificant el destinatari a l'extrem superior dret (nom de l'organització sòcia, títol, cognoms i inicials del responsable). Aquí, informeu breument l'assumpte de la carta "amb aprovació …". En aquest cas, no cal escriure el nom del document. La primera frase de la carta serà una apel·lació per nom i patronímic a la persona responsable del desenvolupament de la part del projecte que dirigeix la seva organització. Per descomptat, sense oblidar afegir la paraula "Benvolgut". A continuació, demaneu la consideració de les condicions proposades, donant-ne una llista i preneu una decisió sobre l'aprovació.
Pas 3
A la part final de la carta, informeu del termini en què cal dur a terme l’acord i feu les esmenes necessàries o accepteu la proposta íntegrament. Tot seguit, la data de la carta, la signatura del responsable i la seva transcripció entre parèntesis.
Pas 4
Tingueu en compte que la carta d’aprovació pot ser el document principal que garanteix els termes de l’acord preliminar o bé el document adjunt. La carta a la qual s’adjuntarà el protocol d’aprovació o qualsevol altre document en forma de llista o llista haurà de contenir l’element "Apèndix". En ell, nomeneu els documents adjunts (prèviament numerats) proposats per a l'acord de les parts.
