Qualsevol tipus d’activitat en què participi l’organització, al llarg de la seva vida, crea importants volums de documentació que cal conservar. Com més gran sigui l'empresa i més ampli sigui l'abast de les seves activitats, més gran serà el volum de documents acumulats. Naturalment, tard o d’hora es planteja la qüestió de l’ordenació i destrucció de documentació irrellevant. Queda per determinar què es pot destruir i què encara s’ha de conservar.
Instruccions
Pas 1
Per sistematitzar la documentació, per a cada document rebut per emmagatzemar, cal determinar el període d'emmagatzematge, després del qual es pot destruir el document sense cap risc per a l'organització.
Utilitzeu la llista aprovada de documents per als quals Rosarchiv estableix el període d’emmagatzematge. El document principal que hauria de guiar-se per sistematitzar aquest tipus de documentació és la "Llista de documents de gestió típics generats en les activitats de les organitzacions, que indica el temps d'emmagatzematge" (aprovat per Rosarchiv el 10.06.2000)
Pas 2
Estudieu també les llistes de control departamentals a les que haureu de recórrer si la vostra organització pertany a les qualificacions departamentals (per exemple, hi ha llistes de control per als departaments militars, els departaments bancaris, etc.). Per als tipus d’organitzacions més habituals, també s’han format llistes de documentació (per exemple, per a societats anònimes).
Pas 3
Hi ha diversos documents subjectes a emmagatzematge d’acord amb les seves especificitats, per exemple, s’ha de conservar la documentació fiscal durant un període de 4 anys com a mínim i els estats financers, com a mínim 5 anys.
Pas 4
L'ús de llistes és la forma més convenient d'organitzar els documents, ja que hi ha un període de conservació clar per a cada tipus de documentació. Tot i això, no tots els documents es poden classificar en llistes. Per a alguns documents, el període d’emmagatzematge l’ha d’establir la pròpia organització.
Amb aquesta finalitat, l'organització, mitjançant una comanda adequada, crea una comissió d'experts, que periòdicament examina el valor dels documents, determina els períodes d'emmagatzematge i destrueix els documents per als quals el període d'emmagatzematge ha expirat o no és necessari. És important que la comissió inclogui persones capaces de calcular la rellevància del document i els riscos probables de la seva pèrdua.
