Es realitza una comprovació d’inventari per tal d’establir com les dades comptables corresponen a l’estat real de les coses. Ajuda a identificar deficiències i inexactituds en el registre d’objectes. Hi ha una sèrie de normes i reglaments que cal seguir per fer inventari.
Normes d'inventari
L'inventari s'ha de fer sense falles en els casos següents:
- abans de la propera preparació dels informes anuals;
- quan es canvien les persones financerament responsables;
- quan es reorganitza l’empresa;
- en cas de desastre natural, incendi, etc;
- en revelar els fets de danys materials o robatori.
L’inventari es realitza amb la presència obligatòria de persones financeres responsables. Abans de l'inici de l'inventari, han de proporcionar els rebuts de que s'han registrat tots els actius materials entrants, s'han enviat els documents de despeses i rebuts al departament de comptabilitat i s'han cancel·lat els actius materials retirats. Abans d’iniciar l’inventari d’immobilitzat, és recomanable revisar els documents comptables. Aquests poden ser inventaris, llibres d’inventari i altres registres. També es comproven els documents d’immobilitzat i passaports tècnics dels equips.
Els errors en el manteniment dels documents comptables identificats durant l'inventari s'inclouen a la llista d'inventaris. La informació sobre objectes no registrats també s’hi reflecteix. Per als edificis, s’indica la seva finalitat, el nombre de plantes, l’any de construcció, els principals materials a partir dels quals es construeixen. Als ponts: dimensions, ubicació, materials utilitzats. A les carreteres: el seu tipus, longitud, amplada de la carretera i el material del paviment. Segons l’estat tècnic real, es determina la depreciació de l’immobilitzat, aquestes dades també s’introdueixen a la llista d’inventaris. Si es converteix, es restaura un actiu fix i, en relació amb això, ha canviat l'objectiu principal, aquest objecte s'inclou a l'inventari amb un nom nou.
S’elabora un inventari separat dels actius fixos que no es poden utilitzar i restaurar per a un ús útil. Aquest inventari indica el moment en què es va posar en funcionament l'objecte i els motius pels quals es va fer inutilitzable: desgast complet, danys, etc. Es confecciona un altre inventari dels actius fixos arrendats per l'organització i custodiats. A continuació, es realitza un inventari d’actius materials que no són actius fixos. Aquests poden ser consumibles, béns en venda, etc.
Rendició i sub rendició
Els actius materials no reflectits en els registres i descoberts durant l’auditoria s’introdueixen a la llista d’inventaris al valor de mercat actual. S'elabora un full de crèdit i es tenen en compte altres ingressos.
Si alguns valors materials no són suficients, es registra el fet de fallar. Es pot reflectir de dues maneres:
- si la persona culpable no està identificada - en despeses no operatives;
- si s’identifica la persona culpable, també en despeses no operatives, però amb el reflex simultani de la manca retornada.
