De vegades, les persones que utilitzen cartes per a la comunicació empresarial es pregunten si és possible influir d'alguna manera en la decisió del destinatari. Algunes persones pensen que això és impossible; d’altres responen afirmativament a la pregunta. Qui té raó? La correspondència empresarial és una feina molt delicada. Després d'emplenar la carta, haureu de mostrar respecte al destinatari, ser correcte i discret. Podeu influir en una persona a través del paper, però per això heu de seguir algunes regles.
Establir contacte psicològic
El contacte psicològic en la correspondència empresarial és molt important, ja que, en absència, la cooperació és gairebé impossible. Assegureu-vos de dirigir-vos al destinatari mitjançant la paraula "Benvolgut". No abrevieu mai les paraules d’una capçalera. És a dir, si no coneixeu bé la persona, podeu sol·licitar el següent "Benvolgut senyor Petrov" i no pas "Uv." Senyor Petrov ".
Si prèviament heu conegut una persona i heu parlat d'alguns temes relacionats amb el vostre treball, assegureu-vos d'utilitzar aquest fet a la introducció. Si no coneixeu el destinatari, pregunteu sobre la seva empresa.
Un exemple d'introducció.
1. Benvolgut Petr Petrovich! En una reunió de negocis que va tenir lloc al restaurant Angara el 12 d’octubre d’aquest any, vam discutir el tema de la inversió en petites empreses.
2. Benvolgut senyor Petrov! Vam saber que la vostra empresa és líder a la regió d'Irkutsk en la producció de serres de cinta. La nostra empresa es dedica a la producció de serradores. Ens agradaria cooperar amb vosaltres en el futur.
Si us adoneu que el cap de l’organització està molt preocupat per la seva reputació i busca socis, podeu demanar-li consell. Aquesta persona estarà d'acord amb la seva ajuda perquè podeu influir en la reputació de l'empresa. És molt convenient cooperar amb aquesta organització, perquè el gerent intentarà complir tots els termes del contracte per no obtenir ressenyes negatives.
Trobar arguments i fets
Per convèncer un client que teniu raó, heu de trobar arguments. Són mitjanes, fortes i fortes. Els psicòlegs aconsellen adherir-se a la seqüència següent en redactar una carta: fort - mitjà - més fort.
Els més forts inclouen els arguments següents:
- La presentació inclourà els últims avenços en equips per a la producció de serres de cinta.
- El preu de l'equipament ofert serà un 30% inferior al preu de mercat.
Els fets mitjans inclouen:
- Els participants de la presentació tindran l'oportunitat de veure el nou equip en acció, així com d'obtenir consells sobre el funcionament dels dispositius.
- La garantia de l’equip ofert s’incrementarà en 2 anys.
Els més forts inclouen els arguments següents:
- Al final de la presentació, es durà a terme una promoció, els participants de la qual podran obtenir una segona totalment gratuïta en comprar material.
Trobar el problema del destinatari
Abans de proposar alguna cosa, intenteu trobar un motiu que pugui induir el lector a utilitzar els vostres serveis o a comprar-vos un producte. Per exemple, oferiu un servei de transport de mercaderies. Estudieu detingudament el treball del destinatari i identifiqueu la seva insatisfacció. Per fer-ho, podeu enviar un "espia". També podeu esbrinar quina empresa utilitza. A continuació, busqueu els aspectes negatius de l'organització que realitza el transport. Intenteu identificar un problema que pugui sorgir mentre treballeu amb un tercer.
Si oferiu un equipament millor que l’utilitzat pel destinatari, assegureu-vos d’escriure-hi a la carta, referint-vos al fet que amb els vostres dispositius el volum de producció augmentarà dràsticament.
Formulant pensaments
Intenta formular els teus pensaments correctament. Per exemple, els psicòlegs aconsellen no utilitzar la partícula "no" i "ni" en la correspondència empresarial.
Exemple.
Frase incorrecta: el 12 d’octubre no us faria mal visitar la nostra exposició.
Frase correcta: el 12 d’octubre estarem encantats de veure-us a la nostra exposició.
Disseny de cartes
L'actitud del destinatari cap a la vostra empresa depèn del disseny de la correspondència de sortida. La correspondència empresarial implica l’ús de capçalera corporativa. No heu d’experimentar amb la mida i la lletra, és millor optar per estàndards, és a dir, la lletra i la mida 12. Times New Roman.
