Al matí havíeu d’acabar ràpidament la feina d’ahir. El cap va comprovar i en l'últim moment va demanar que solucionés alguna cosa. Després van haver-hi importants negociacions amb el client i la segona meitat del dia es va dedicar generalment a interminables trucades telefòniques i a córrer, fins i tot es va haver de retardar una hora. Dediqueu 10 minuts al matí a preparar un pla de treball per al dia i tot serà més fàcil.
Instruccions
Pas 1
Comenceu amb una priorització general. Segur que teniu projectes cada vegada menys urgents. A més, probablement la vostra experiència us pot dir quins dels projectes són els que consumeixen més temps i consumeixen molt de temps i quins es poden fer prou ràpidament. Naturalment, ressalteu els primers. Són els més significatius.
Pas 2
El treball en qualsevol projecte, per regla general, es realitza segons un algorisme determinat i consta de passos. Estaria bé prescriure un algorisme pas a pas, almenys aproximat, quan aparegui cada nou projecte.
Diguem:
1. prepareu una llista de documents que cal sol·licitar al client.
2. sol·licitar documents al client.
3. analitzar documents.
4. organitzeu una nova reunió i discutiu problemes i solucions.
5. prepara una conclusió.
Naturalment, cadascun d’aquests passos pot trigar més d’un dia a completar-se. En conseqüència, aquest pas s'ha de desglossar en unitats més petites. També s’han d’incloure al pla diari. En general, el vostre pla hauria de ser el més específic possible, sense elements com "tractar finalment amb el projecte NN".
Pas 3
Destaqueu assumptes importants i urgents. L’important no sempre és urgent i viceversa. Aquesta selecció us ajudarà a determinar amb més precisió el temps dedicat a cada element del vostre pla i l’interval en què el durà a terme (de seguida, abans de dinar, a la tarda, etc.).
Pas 4
Viouslybviament, és millor començar fent coses que siguin urgents i importants per a vosaltres. Per exemple, alguna situació crítica, ordre "ardent". Aleshores val la pena passar a assumptes senzillament importants: desenvolupar un nou concepte i elaborar un projecte d’acord. Això ja no és una solució a problemes específics, sinó modelar una situació, una planificació a llarg termini, és a dir, tot el que portarà resultats significatius en el futur. Solen trigar la major part del temps, que és bo!
Pas 5
Pel que fa als assumptes urgents o no urgents, però no importants, que quedin "per a més endavant", tot i que això soni estrany en relació amb allò que sembla urgent. Si l'assumpte és urgent, deixeu-lo fer el més aviat possible, però no en detriment de qüestions més importants. Com es demostra a la pràctica, es gasta molt de temps en alguna cosa que sembla requerir una resposta ràpida (per exemple, correspondència), però que en realitat no importa.
Pas 6
Per descomptat, la situació que ens envolta canvia constantment i no sempre podem seguir el nostre pla. Tanmateix, el fet mateix de la planificació diària ajuda a formular les preguntes que ens importen i a establir prioritats. A més, tenir un pla redueix la possibilitat d’oblidar qualsevol negoci en el tràfec.
