L’organització d’una conferència requereix una preparació acurada. En dividir aquest procés en etapes, podeu minimitzar els costos laborals a un nivell alt de l'esdeveniment.
Necessari
Ordinador amb accés a Internet i programes d’ajuda per a la ciutat, telèfon
Instruccions
Pas 1
Decidiu el tema de la conferència, el nombre de participants potencials, el calendari i els professors. Negocieu amb els professors per obtenir el consentiment per parlar.
Pas 2
Segons el tema i el nombre previst de participants, cal seleccionar opcions per als espais de la conferència. Poden ser cases de cultura, sales de conferències d’hotels, restaurants, centres d’esbarjo i molt més. La selecció es realitza mitjançant una cerca a Internet i diversos directoris de ciutats, a partir de les dades obtingudes, es forma una taula de llocs potencials, que indica el nom, l’adreça, el número de telèfon, el nombre de places, el cost i la disponibilitat de l'equip necessari (per exemple, un projector, pantalla, micròfon).
Pas 3
Truqueu a la base de dades resultant de llocs potencials i aclariu, si és possible, els dies desitjats, el cost del lloguer, la disponibilitat de serveis addicionals (per exemple, l’organització d’una taula de bufet). Com a resultat, trieu un lloc i una data.
Pas 4
Desenvolupeu un estil corporatiu per a la conferència (símbol, eslògan, colors, etc.) i decidiu els productes necessaris (quaderns de marca, bolígrafs, invitacions, samarretes i molt més). Demaneu productes per a l’esdeveniment a empreses de records. Formeu també el programa previst.
Pas 5
Envieu invitacions a possibles participants en capçalera per correu electrònic o mitjançant una solució no estàndard mitjançant un missatgeria (per exemple, a una conferència sobre floristeria en forma de flor de tela sobre un cartró de disseny).
Pas 6
Inscripció dels participants, detalls del programa, assistència en el trasllat i selecció d'allotjament (si cal). Treballar amb subcontractistes per organitzar una taula de bufet, fotografia i molt més.
Pas 7
La vigília de l’esdeveniment, comproveu la preparació de la sala: equipament, records, organització d’una taula de bufet i molt més.
Pas 8
Durant l’esdeveniment, cal coordinar la feina dels subcontractistes: promotors, serveis de càtering, fotògrafs i molt més.
Pas 9
Després de la conferència, envieu un missatge de correu electrònic amb agraïment per capçalera per la participació a l'esdeveniment. Podeu demanar comentaris.
