Tots els documents de l'organització s'han de conservar a l'arxiu. Per exemple, el Codi tributari estableix que els documents primaris, els papers que confirmen el pagament dels impostos i altres han de ser protegits durant quatre anys. Però també hi ha documents que es poden destruir al cap d’un any, per exemple, els horaris de vacances. L’eliminació s’hauria de dur a terme després que s’hagi emès l’acte.
Instruccions
Pas 1
En primer lloc, cal assenyalar que els documents que "han complert el seu propòsit" només es poden inscriure a la llei si el termini va expirar abans de l'1 de gener de l'any en què es redacta aquest document, és a dir, els documents de 2010 s'han d'incloure a l'acte només el 2016.
Pas 2
Abans d’elaborar un acte i destruir la documentació, elaboreu inventaris que hagin de ser aprovats pel cap de l’organització i elaboreu un protocol.
Pas 3
És aconsellable redactar un acte en forma de taula. A l'extrem superior dret, especifiqueu els detalls de l'organització. A continuació, escriviu "Aprovo" en majúscules a continuació, en una línia regular, indiqueu la posició següent (gerent, director general, etc.), després el cognom i les inicials. Especifiqueu la data de redacció de l’acte fins i tot a continuació.
Pas 4
Després d'això, indiqueu l'objectiu, per exemple, de ressaltar els documents caducats per destruir-los. A continuació, indiqueu els motius, per exemple, "basats en la llista de documents organitzatius típics …"
Pas 5
A continuació es mostra la secció tabular, que consta de vuit columnes. El primer és el número de sèrie. El segon és el nom del document, per exemple, els horaris de vacances o la correspondència sobre el treball amb el personal. La tercera són les dates de finalització, és a dir, les dates que s’indiquen al document anterior, per exemple, el calendari de vacances finalitza el 2010, de manera que cal escriure “2010”. No cal que especifiqueu el mes aquí.
Pas 6
A continuació, apareix la columna amb els números d’inventari, si no hi són, podeu deixar guions. A continuació, poseu l'índex del cas segons la nomenclatura, per exemple, el gràfic 05-20, on 05 és l'índex del departament i els dos segons dígits són el nombre ordinal del cas.
Pas 7
Després d'això, indiqueu el nombre d'unitats d'emmagatzematge, per exemple, el gràfic pot estar en una sola còpia, però la correspondència amb els marcs es troba en plural. A continuació, empleneu el quadre amb els períodes d’emmagatzematge segons el llibre de referència. Al final, si cal, empleneu la columna "nota".
Pas 8
Després de la part tabular, escriviu que els inventaris estan disponibles i aprovats pel protocol del cap indicant el número i la data de la seva compilació.
Pas 9
A continuació, resumeix el total, que s’expressa en el nombre d’elements de documents preparats per ser destruïts, per exemple, durant el període 2006-2010, s’han destruït 234 elements.
Pas 10
A continuació, el gestor torna a comprovar totes les dades i signa el document.
